Cuidar do aspecto financeiro de qualquer empresa, independentemente do ramo e do porte, é fundamental para a saúde do negócio. O fluxo de caixa otimizado é o principal item dessa gestão, ele precisa estar sempre positivo para a empresa lucrar corretamente.
Só através de alguns cuidados básicos, é possível fazer com que o fluxo de caixa tenha uma movimentação positiva no final do mês. Permitindo o crescimento do negócio e rápida solução de demandas eventuais.
Tanto a entrada, como a saída de dinheiro são movimentações de extrema relevância para a lucratividade da empresa. Assim como também são importantes para o pagamento de contas fixas e variáveis pertinentes, para o investimento em melhorias, manutenção. Mas, principalmente, para conhecer a realidade da empresa.
Sem isso, o gestor não consegue avaliar se a saúde financeira da empresa está ou não positiva, se as estratégias de venda adotadas estão dando certo, se os produtos estão atendendo às demandas dos clientes e se os preços estão justos o suficiente. Através do conhecimento profundo do fluxo de caixa, é possível gerar relatórios para aprimorar os ganhos da empresa.
Por isso, é necessário trabalhar para manter esse fluxo positivo o bastante para lucrar e não apenas para suprir saídas. Para lhe ajudar nessa gestão, separamos algumas dicas para tornar seu fluxo de caixa otimizado. Confira:
1. Registre tudo
Como qualquer transação, principalmente as financeiras, o registro de todas as movimentações se faz necessário. Não importa o valor ou a natureza da movimentação financeira. Registre absolutamente todas elas, seja de entrada ou de saída. Opte por fazer esse registro de forma eletrônica, como planilhas de excel ou softwares de gestão financeira. Deixe no passado aquele hábito inseguro de anotar no papelzinho. As chances de perder são maiores.
Se você optar por fazer planilha, é importante dividir as movimentações em categorias diferentes. Essa divisão pode ser de gastos, ganhos, e outras categorias de acordo com o seu negócio. Isso ajuda a visualizar melhor a especificidade de cada movimentação, e a encontrar falhas e pontos positivos mais rapidamente.
Assim, é possível conhecer e controlar todos os seus gastos diários, semanais e mensais. Isso possibilita prever a média de custos fixos e variáveis no próximo mês, vide o quanto de dinheiro entrou em média no mesmo período. Desta maneira, é possível otimizar e reduzir seus gastos ao encontrar qualquer indício de desperdício financeiro. Ou então iniciar um planejamento para um novo projeto de expansão ou reforma do seu negócio, por exemplo.
2. Verifique o fluxo de caixa todos os dias
O acompanhamento constante do fluxo de caixa se faz necessário em qualquer empresa. Isso ajuda a analisar em média tudo o que entra e o que sai diariamente, o quanto de material ou produtos são gastos por dia, o quanto irá gastar para possíveis reposições junto aos fornecedores. Além de conseguir prever qualquer surpresa com antecedência, afinal o seu negócio não pode parar por problemas internos.
3. Gerencie o estoque
Aumentar o fluxo de caixa é sinônimo de aumentar suas vendas. E isso demanda um estoque muito bem organizado e preenchido, evitando sempre os desperdícios. A falta de produtos ou o desperdício dos mesmos faz com que a empresa perca o dinheiro que poderia adquirir com as vendas e o próprio dinheiro aplicado para adquirir tais produtos. Além de empurrar os clientes para a concorrência devido à falta de produtos..
Atualmente, existem softwares de gestão de estoque que permitem o controle de todos os produtos que entram e saem. Eles podem ser organizados por ambiente, preço, especificações dos produtos etc. Além disso, também geram relatórios automáticos sobre a sua movimentação. Por isso, invista nessa gestão de estoque para manter seu fluxo de caixa otimizado.
4. Coordene seus fluxos de entrada e saída
Ambas as movimentações devem “bater”, para que não haja atrasos em pagamentos de contas e para que o fluxo de caixa fique prejudicado. Exemplo disso é o prazo de pagamento para fornecedores. O cronograma de dinheiro que entra no seu caixa no mês, deve coincidir com o que sai. Assim, é possível pagar todos eles sem atrasos e sem juros.
O empresário também pode optar por um planejamento financeiro embasado, mantendo um caixa que comporte as contas nos períodos de não recebimento. Isso também é válido para os recebimentos em cartão de crédito, que demoram a compensar para o empresário. Um bom software de gestão financeira é capaz de evitar essas confluências.
5. Tenha um sistema para gestão financeira
Apesar de a planilha auxiliar no dia a dia, ela acaba sendo bastante incompleta e passível de erro humano. Por isso, investir em um software de gestão pode tornar o fluxo de caixa otimizado e melhorar a rotina. Ele torna o controle muito mais dinâmico como também facilita na hora de analisar a situação da empresa e planejar o futuro.
Opte por softwares que sejam fáceis de usar, a fim de que todos os funcionários que lidem com a parte financeira, consigam dominar a ferramenta no dia a dia e possam usufruir corretamente dos seus benefícios.
6. Foque na alta demanda
Para que o fluxo de caixa aumente e aumente corretamente, é preciso investir em produtos com alta demanda e repensar custos para os que estão com a demanda em baixa. Só assim, é possível manter os clientes na empresa e evitar a migração para a concorrência.
7. Tenha um bom relacionamento com fornecedores e clientes
Para negociar alguma dívida, alterar prazos de pagamentos junto aos fornecedores e para solucionar demandas dos clientes, é preciso que a sua empresa foque no bom relacionamento. O bom relacionamento possibilita até mesmo o pagamento antecipado do seu cliente e a fidelização com o seu negócio, mantendo assim um fluxo de caixa otimizado.
Por isso, invista em chats, atendimentos em redes sociais, telefone, e-mail e presenciais para sempre estar disponível para esses dois grupos. Com os fornecedores, também é preciso manter esse bom relacionamento para conseguir descontos, melhores condições de pagamento, prazos mais vantajosos e até mesmo melhores produtos.
Consideração Finais
Muitas vezes a utilização de uma planilha pode atender a necessidade de uma empresa. Ela traz grande facilidade, uma vez que é possível montar uma ou baixar uma planilha de fluxo de caixa grátis. Mas, com o tempo e o crescimento da empresa, a planilha não é suficiente. Por isso, um sistema de fluxo de caixa é essencial.
O eGestor é um deles. Com um controle de fluxo de caixa integrado ao controle financeiro, controle de estoque e vários outros métodos, também é possível emitir relatórios. Assim, facilitando todo o controle de um negócio.
A inadimplência de clientes é um problema recorrente em diversas empresas. No caso de um escritório de contabilidade, esta situação é ainda mais frequente. Segundo pesquisa realizada pelo Jornal Contábil, 60% das empresas contábeis brasileiras enfrentaram problemas com recebimentos de honorários nos anos de 2015 e 2016.
Sendo assim, é necessário tomar algumas ações de precaução neste sentido e também medidas efetivas. De forma a reverter possíveis inadimplências e fazer com que os clientes efetivem essas pendências da forma ágil possível.
Por que a inadimplência é recorrente em escritórios contábeis?
Geralmente em situações de instabilidade financeira e endividamentos, empresas optam primeiramente por cumprirem as suas obrigações que creem primárias. Ou seja, as relacionadas ao pagamento de salários atrasados de colaboradores ou então em sanar as dívidas com os fornecedores. Bem como as pendências relativas a impostos e tributos. Para somente depois, efetuar os pagamentos aos escritórios contábeis. Já que se tratam de um serviço terceirizado.
Outro aspecto que contribui para a inadimplência de clientes de escritórios de contabilidade, é que muitos contadores prestam serviços informais a empresas. Muitos profissionais de contabilidade trabalham com as empresas sem um contrato delineado de prestação de serviços. E começam o seu trabalho antes de cuidar da parte burocrática, sem antes definir as cláusulas de prestação de serviços. O que é um grande descuido e gera certo descompromisso por parte das empresas.
No contrato devem ser devidamente especificadas algumas questões. Tais como condições de pagamento dos serviços realizados, multas e juros decorrentes de possíveis atrasos nos pagamentos. Assim como condições e exigências necessárias para prestação de serviços e possíveis suspensões no contrato caso ocorram problemas.
Como lidar com a inadimplência de clientes
É preciso notar que, neste cenário em que nos encontramos, com menos vendas e empregos, o perfil do inadimplente muda. Além de alguns clientes que podem deixar de pagar suas contas propositadamente, em grande parte estamos falando de pessoas com dificuldades reais, por isso nosso primeiro tópico se refere ao nosso comportamento.
1. Comportamento diante do problema
Quando nosso negócio não é um banco com o cofre cheio de dinheiro e acordamos cedo todos os dias para colocar a “mão na massa”, obviamente esperamos que nossos clientes valorizem nosso esforço e, principalmente, honrem seus compromissos. Afinal, sabemos quanto de dedicação precisamos para manter o caixa com saúde.
Quando um cliente não paga é natural que isso cause irritação e a maioria dos empresários fica bastante nervoso. O ideal é procurar tratar a questão como qualquer outra, com energia, mas como parte dos problemas de um negócio.
2. Previsão e controle
Tratar o problema da falta de pagamento como qualquer outro significa determinar o percentual de inadimplência do seu negócio, obviamente se dedicando permanentemente para diminuí-lo, mas prevendo-o em sua receita como parte do custo, de forma a evitar problemas de fluxo de caixa.
3. Prevenção de inadimplência e cobrança
Isso significa que a inadimplência precisa de dois remédios: prevenção e cobrança. A prevenção é essencial para nos livrar dos casos mais graves, o que inclui devedores profissionais e estelionatários. Golpes não são tão difíceis de evitar, mas depois que caímos neles, não é tão simples resolver.
A análise de crédito é a principal medida preventiva contra devedores. Muitos não se utilizam dela por acharem que aumenta o custo e o trabalho, mas é muito fácil fazer uma conta verificando isso.
A análise de crédito elimina casos específicos em que o cliente já vinha passando por um problema ou estava perto disso, de acordo com o seu histórico de pagamentos. Portanto, aqueles clientes inadimplentes que já tinham sido negativados antes da compra, não seriam parte do nosso problema com uma boa análise prévia.
Se o custo total de análise de crédito for inferior ao da inadimplência desses clientes, então já passou da hora de contratar o serviço. São vários modelos de relatórios e as empresas que fornecem esses dados costumam orientar em relação às opções.
5. Garantia jurídica
Se o cliente deixar de pagar e for preciso cobrá-lo judicialmente, você precisará provar que ele deve. Existem formas de se garantir com relação a isso, e para alguns casos será necessário um contrato assinado pelo responsável pela empresa e, em outros, bastará um aceite da nota.
Se você tem dúvidas de que o seu negócio está protegido pelos procedimentos certos, o ideal é consultar um advogado. Algumas associações comerciais e unidades do Sebrae disponibilizam o serviço de assessoria jurídica, mas mesmo que prefiram contratar um advogado e pagar por isso, costumam cobrar bem menos por orientações preventivas do que para resolver o problema depois.
6. Boletos, cartões e outras opções
Alguns empresários evitam aceitar o cartão de crédito em função do custo adicional, mas ao mesmo tempo a opção é uma garantia de recebimento se os procedimentos forem feitos corretamente.
Recentemente, foi aprovada uma lei permitindo a cobrança diferenciada por forma de pagamento, o que significa que pode cobrar valores diferentes para pagamentos com cartão se achar que vale a pena.
Mesmo o boleto costuma diminuir a inadimplência se comparado com a cobrança em carteira, já que será preciso ir atrás do cliente para receber. Se não há um procedimento que automatize o pagamento, estamos criando uma dificuldade e aumentando a inadimplência.
7. Pós-venda proativo
Algumas empresas usam o pós-venda como ação de cobrança preventiva. Após verificar se o cliente está contente e satisfeito, é possível certificar se está tudo certo, se ele recebeu os documentos, o boleto, o carnê ou outro meio para o pagamento e se a data de está correta.
Mesmo que você não faça um processo completo de pós-venda, pode lembrar o cliente do pagamento antes do vencimento. Se feito com cuidado e cordialidade, esse pode ser considerado mais um serviço que está prestando para o cliente.
8. Cobrança
Depois de listar algumas boas medidas preventivas, vamos para o processo de cobrança em si, que podemos dividir em: lembrança, identificação da causa e reação.
Lembrança: muitas vezes, o cliente simplesmente não se lembrou do pagamento, o boleto extraviou ou ele não teve tempo, e lembrá-lo pode resolver o problema.
Identificação da causa: se a lembrança não foi resolvida, você precisa descobrir o que está acontecendo. Vai precisar fazer um contato com o cliente e com habilidade para extrair o real motivo da falta de pagamento.
Reação: de acordo com a causa, você vai saber facilmente a melhor forma de reagir, mas a melhor opção costuma ser a negociação. Determine o quanto vale a pena insistir com cada cliente e, se nada funcionar, será necessário cobrá-lo judicialmente.
9. Postura e regras legais sobre como lidar com a inadimplência de clientes
Não basta uma postura de negociação, é preciso cuidado para que o jogo não se inverta. Um cliente final estará protegido pelo código de defesa do consumidor, que é bastante exigente com o fornecedor. Se constranger o cliente, não usar de discrição e não seguir as regras de cobrança previstas na lei, poderá ser processado pelo cliente mesmo com a dívida.
Proponha facilidades
Se perceber que apesar das dificuldades o cliente pretende regularizar sua situação, vale a pena facilitar com novos prazos de pagamento e descontos. Para isso, precisa estar com seu caixa saudável, o que demonstra a importância da previsão de inadimplência.
Use a tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada em todas as tarefas de administração de um negócio, não seria diferente neste caso. Ela permite controlar todo o ciclo de pagamento acompanhando a inadimplência e registrando os eventos no cadastro do cliente. Quanto mais completo e atualizado for o cadastro, mais fácil será cobrar a dívida. Este registro e cadastro de clientes, pode ser feito através do eGestor. A tecnologia também é um meio de automatizar a cobrança. Hoje existem várias opções, começando pelo e-mail e mensagens de celular.
Como prevenir a inadimplência
Contextualizada a situação de inadimplência de clientes em escritórios contábeis. Listamos então, 5 dicas para que você possa se prevenir e lidar com essa situação em seu escritório contábil:
1. Explique com clareza todas as condições de pagamento
Sempre é necessário deixar claro as formas de pagamento. Seja à vista ou a prazo, ou por boleto, cartão de crédito ou débito ou outra. É preciso que seja definido, tanto a forma como as datas, antes ou durante o fechamento de um novo negócio.
Esclarecer adequadamente essas informações é essencial para que o cliente possa planejar adequadamente o seu pagamento. Assim, evitando inadimplência e definindo a melhor forma de pagamento. Também é recomendável estabelecer um período de tolerância para o processo de cobrança de seus clientes.
É uma ação que mostra que sua empresa apresenta flexibilidade de negociação. O que pode ser um fator importante para não perder o cliente para a concorrência. Mesmo em situações de inadimplência, é dever de sua empresa estudar a situação de cada cliente. Além de tentar propor uma solução adequada para os dois lados.
O ideal é que o prazo de vencimento e o de tolerância sejam estabelecidos nos primeiros dias de cada mês. De forma a registrar as suas receitas o mais rápido possível e assim manter o seu fluxo de caixa estabilizado.
2. Organize a sua base de clientes em um sistema informatizado
Você tem dificuldades para identificar com clareza o vencimento de prazos de pagamento por parte de cada cliente? Consegue identificar rapidamente os clientes que já se encontram em situação de inadimplência?
É bastante comum que proprietários de escritório de contabilidade realizem o controle de sua clientela de uma forma totalmente manual. Sendo por meio de cadernos ou agendas. Ao utilizar um programa de cadastro de clientes totalmente informatizado, você economiza tempo e dinheiro neste processo. Já que poderá cadastrar os seus clientes e gerenciar as suas contas a receber tudo por meio de uma única plataforma.
Esse tipo de ferramenta gerencia automaticamente as datas de vencimento de suas contas a pagar e a receber. Trazendo uma grande praticidade e segurança neste processo.
No momento da cobrança, também é necessário perguntar ao cliente de que forma ele prefere receber o seu contato. Por e-mail ou telefone? Procure se adequar às preferências do cliente. E dessa forma resolver a sua pendência para fazer com que a situação de inadimplência não se repita.
3. Estude a situação de cada cliente
É possível estudar especificamente a situação de inadimplência da sua clientela. Se fazendo realizável com uma boa base de dados organizada em um programa de cadastro de clientes.
Muitas empresas optam por simplesmente cancelar os negócios com um determinado cliente, sem sequer mostrar flexibilidade para negociar. O cancelamento não deve ser visto como a primeira alternativa no caso de inadimplência. É preciso analisar cuidadosamente o histórico de cada cliente.
Caso seja o primeiro caso de inadimplência do cliente, procure entender os motivos que o levam a atrasar o pagamento. Ou se for um cliente que costuma pagar dentro do prazo de tolerância estabelecido pela empresa. E assim, entendendo a situação do cliente, propor uma diferente opção de pagamento.
Agora, caso o cliente tenha um histórico negativo, talvez a melhor alternativa seja realmente o cancelamento do negócio com tal. Isso porque, um cliente reincidente em situações de inadimplência irá exigir um esforço profundo do seu escritório. Assim, comprometendo o andamento do seu fluxo de caixa.
4. Lembre os seus clientes a respeito da data de vencimento
Em muitas situações, os clientes acabam atrasando pagamentos por simples descuido ou esquecimento. Assim, enviar e-mails para relembrar os períodos de vencimento das contas pode ser uma alternativa para evitar essas situações.
Mas lembre-se, não esqueça de fazer estes lembretes de uma forma sutil e educada. Palavras como bom dia ou boa tarde, além de mensagens de saudação ao cliente, são absolutamente imprescindíveis. Afinal, ao enviar e-mail para um determinado cliente, você está de certa forma invadindo o seu espaço e deve agir cuidadosamente ao transmitir qualquer tipo de mensagem, seja por e-mail, SMS ou mensagens de Whatsapp, dentre outros meios.
5. Estabeleça um bom relacionamento com a sua clientela
A fidelização de sua clientela é de extrema importância para evitar situações de inadimplência. Assim como um bom relacionamento com a sua atual rede de clientes. Realizar contato frequente com empresas que têm negócios com seu escritório de contabilidade é uma ótima alternativa para estreitar essa relação. De forma a agregar valor para sua empresa. Além de procurar saber se a empresa está satisfeita com os seus serviços buscar solucionar possíveis dúvidas.
É comum que após a assinatura de um contrato, algumas empresas não prestem o mesmo atendimento que no período anterior. E este é um fator que certamente é notado pelos clientes. Que podem acabar atrasando os pagamentos ou mesmo cancelando os contratos que estão em vigência!
Dicas para diminuir a inadimplência
1. Conheça bem os seus clientes
Não retenha nos seus arquivos de cadastro apenas os nomes e as informações mais gerais dos clientes, mas tenha também registrado todo o seu potencial médio de crédito e o seu histórico de compras. Esse conjunto de dados gerenciais servirá de base para você fazer contato com as pessoas, oferecendo propostas para quitação das dívidas. Classifique-os segundo a tipologia dos seus comportamentos e transações.
2. Conserve um bom relacionamento com os clientes
Conhecer melhor os clientes simplesmente não adiantará se não houver sido construído um bom relacionamento com eles. Conhecendo bem os seus clientes, você poderá demarcar políticas personalizadas de relacionamento. E não somente para as vendas, mas também para receber melhor os pagamentos e ampliar as oportunidades futuras de novos negócios. Além de diminuir a inadimplência, é claro.
3. Faça uma análise de crédito do cliente
Você poderá checar a situação creditícia de determinados clientes junto a empresas ou entidades de proteção ao crédito – tais como o SPC, Serasa-Experian e associações comerciais diversas. Isso ajudará a avaliar as reais condições de cada pessoa que possua uma dívida com a empresa, o que poderá definir estratégias diferentes de contato e cobrança – se será amigável ou por via judicial, por exemplo. Esse meio para diminuir a inadimplência é utilizado pela maioria das empresas.
Disponibilizar formas diferentes para que os seus clientes paguem por seus produtos ou serviços não é apenas uma boa maneira de facilitar a quitação dos débitos que eles têm com a sua empresa, mas também é uma ação que proporciona uma grande oportunidade para ampliar os seus negócios, especialmente nas vendas a prazo. Apesar de ter um custo financeiro maior, se tiver dúvida, prefira receber o pagamento usando cartão de crédito ou débito.
5. Seja comedido na hora de abrir linha de crédito
Se as aquisições de um novo comprador constituírem uma soma considerável, não se acanhe em solicitar referências comerciais, bancárias e pessoais do cliente, sobretudo se for pessoa jurídica. Dependendo do caso, não abra uma linha de crédito muito volumosa logo no primeiro contato comercial. Pode parecer constrangedor à primeira vista, mas você pode precaver-se e ir aumentando o crédito oferecido, na medida em que o relacionamento for se consolidando.
6. Não venda sem nota fiscal
Vender sem nota fiscal é ilegal. Mas existe outro problema em fazer essa prática: o empresário fica sem qualquer amparo legal para acionar judicialmente o cliente inadimplente.
7. Controle a sua gestão financeira adequadamente
Muitas vezes, a inadimplência está evidente, abrindo espaço para que o empresário vá ao cliente cobrar as dívidas. Mas a desorganização do caixa ou dos fluxos financeiros escondem por um tempo algum inadimplemento, e que só vai ser descoberto muito tempo depois – se o for -, quando houver um rombo perigoso nas contas da empresa. Adquira um software confiável para fazer a gestão financeira de sua empresa, e acompanhe dia a dia como andam os seus estoques, fluxo de caixa e demais áreas ligadas às finanças.
eGestor
Com o sistema de gestão empresarial eGestor, você mantém o acompanhamento contínuo de todas as contas a pagar e a receber por parte de sua empresa, se precavendo assim contra possíveis situações de inadimplência e mantendo seu fluxo de caixa sempre equilibrado.
O sistema informa automaticamente os prazos de vencimentos de contas que seguem pendentes. E permite o cadastro de todas as informações referentes a sua clientela. Isso tudo por meio de uma única ferramenta em uma interface simples e intuitiva. Não bastassem estas facilidades, o sistema ainda possibilita o acesso em nuvem. Ou seja, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. Assim, basta ter acesso a qualquer computador, tablet ou smartphone e uma boa conexão à internet!
Apesar de se ter um planejamento estratégico da empresa e ter conhecimento de questões que influenciam o seu faturamento, muitas vezes os empresários se vêem em situações onde devem reduzir custos da empresa. Isso é algo necessário e afeta a empresa em diversas áreas. Mas é possível diminuir os custos e assim melhorar o faturamento? Apesar de serem coisas opostas e relacionadas, é possível e realizável. Portanto, mostraremos como reduzir custos e melhorar o faturamento da sua empresa!
O que são custos
Normalmente associados e confundidos com despesas ou gastos, os custos são valores gastos para executar a atividade fim da empresa. Ou seja, toda quantidade gasta em materiais de produção e gastos logísticos, por exemplo.
Ainda existem os gastos diretos e indiretos. Os gastos indiretos são os gastos que estão ligados à produção, mas não tão diretamente. São os gastos de energia elétrica, visto que essa é necessária para o funcionamento do maquinário, por exemplo.
Já os custos diretos são essenciais para a produção dos produtos ou serviços. O maquinário, os insumos e os equipamentos estão ligados diretamente à produção, por exemplo.
O custo é um valor importante para sua empresa. Ele é o valor definido para que sua empresa funcione, independente de ser direto ou indireto. Se você não tiver energia ou maquinário, sua atividade final não se realizará.
Quais são os custos de um negócio
Uma empresa tem dois tipos de custos, os fixos e os variáveis:
Custos fixos: são as despesas mensais da empresa, que normalmente permanecem as mesmas. Normalmente elas não são relacionadas a quantidade de vendas. Por exemplo: aluguel, folha de pagamento e manutenção de equipamentos.
Custos variáveis: como o nome já propõe, os custos variáveis variam de acordo com o que a empresa vende ou produz. Elas têm valores voláteis e que se alteram. Por exemplo: comissões, matéria-prima e combustível.
O que é reduzir custos
A redução de custos é a contenção de gastos. Isso significa otimizar despesas e terminar contratos que não fazem sentido para fazer o melhor uso do orçamento da empresa. Ou seja, reduzir custos.imposto
Claro que qualquer despesa cortada deve ter um motivo, a redução de custos deve ter um intuito, não basta apenas cortar por cortar.
O que é reduzir custos nas empresas
Reduzir custos em uma empresa significa estar atento a quais custos já não fazem mais sentido. Por exemplo, se uma empresa tem colaboradores em outras partes do país ou até do mundo, o ideal seria fazer uma reunião online, ao contrário de uma presencial onde se tem custos com passagem e hospedagem.
Como reduzir o custo de uma empresa – Passo a Passo
Existem diversos meios de reduzir custos da sua empresa, o que irá servir para dar um fôlego maior e garantir que ela não entre no vermelho. Dessa forma, o empresário evita a necessidade de qualquer financiamento ou empréstimo, que pode levar a empresa a mais dívidas. Além de garantir que o preço determinado para seu produto seja justo e de acordo com a concorrência. Se o preço estipulado for mais alto, sua empresa pode ficar para trás.
Mas como reduzir custos?
Defina custos estratégicos e não estratégicos
Os custos estratégicos são aqueles necessários para que a empresa siga produzindo ou comercializando e que estão diretamente relacionados com a receita da empresa. Dessa forma, eles não podem entrar na redução de custos.
Enquanto isso, existem os custos não estratégicos, que são os que não trazem um retorno tão visível. Dessa forma, eles são os que podem ser eliminados, não que devem, mas que podem.
Mapeie processos internos buscando reduzir custos
Dentro do seu negócio com certeza existem custos que você pode cortar se analisar bem. Estamos falando da ferramenta mais cara do mercado, do fornecedor que atrasa e não tem o melhor produto…Mas, quem poderá dar essas informações são os seus colaboradores. Vá atrás de quem realmente está, diariamente, inserido naquele processo.
Aproveite seu plano de negócios e visualize para onde sua empresa está caminhando. Entenda como ela funciona e como ela cresce. Muitas vezes é criado um planejamento completo, mas ele não funciona como esperávamos. Descubra como os setores da sua empresa se ajustam e se estão funcionando, busque melhorar cada vez mais.
Reavalie seu regime tributário para reduzir custos
Todas as empresas devem pagar tributos e isso é indubitável. Mas muitas vezes nem sabemos para que servem ou se devemos pagá-los. Garanta com seu contador ou advogado que os valores pagos estão corretos ou se não há possibilidade de diminuição em valores.
Ainda, existe a possibilidade de uma reavaliação do regime tributário da empresa. Os regimes tributários são a forma com que a empresa paga seus impostos e enquanto alguns, como o Simples Nacional, reúnem 8 impostos em uma guia, outros pagam eles em sua totalidade. Mas, também se deve atenção ao tipo de empresa e em qual ela se encaixa.
Lembre-se que alguns impostos são fixos, enquanto outros são variáveis, fazendo com seja necessária uma análise antes de reduzir custos com impostos.
Faça a gestão financeira e analise o fluxo de caixa
A melhor forma de reduzir custos é através de uma gestão financeira completa. A partir do momento em que sua empresa tem total controle sobre valores, tanto recebidos como gastos, você pode controlá-la completamente. Já se não tiver, é possível que você se perca, gaste mais do que recebe e não tenha noção de valores para investimentos e outras necessidades.
Quando se tem um planejamento de gastos, seja por um sistema ou até planilhas, você sabe quanto deve pagar ao final do mês, quais seus maiores gastos e consequentemente quais devem ser mantidos e quais podem ser cortados. Sem um planejamento e um controle financeiro, seu processo de corte de gastos será mais complicado.
Negocie com fornecedores para reduzir custos
Para garantir que o preço do seu produto ou serviço é justo, além de fazer a pesquisa da concorrência, converse com seus fornecedores e analise o valor pago a eles. Muitas vezes se paga caro por algo sem saber que existe quem faça o mesmo trabalho na mesma qualidade por um valor menor. Certifique-se também que o seu fornecedor não está cobrando um valor mais alto apenas de você.
Capacite seus colaboradores para reduzir custos
Para não gerar custos desnecessários, realize um treinamento da sua equipe. Muitas vezes as vendas são perdidas pela falta de capacitação do funcionário. Realize o treinamento dos seus funcionários regularmente. Isso fará com que eles sejam sempre lembrados de como realizar suas tarefas e do quão importantes elas são.
Use a tecnologia para otimizar seus custos
Nos dias de hoje fica cada vez mais difícil não estar conectado. O que acontece é que muitas vezes nem sabemos como algumas ferramentas podem nos ajudar. Com uma quantidade de instrumentos, fica difícil saber quais irão ajudar e até conhecer alguns. Nos próximos tópicos citaremos alguns recursos tecnológicos que podem ajudar a administrar sua empresa durante o corte de gastos.
Com um sistema completo de gestão de empresas, você tem todo o controle de dados da sua empresa disponível. Eles fazem o controle do financeiro, do estoque, do fluxo de caixa, das vendas e trazem relatórios. Além de fazer a emissão de notas fiscais e estar conectado com seu banco.
Invista em ações de marketing
Toda empresa precisa ter um meio de marketing. Ele pode ser o que nossos avós ou pais faziam, em rádios, entrega de panfletos, uma fachada chamativa ou qualquer meio offline. Mas eles custam, apesar de serem métodos não tão usados, eles são dispendiosos.
Mas hoje, podemos realizar o marketing online. Através de redes sociais você pode fazer a divulgação do seu negócio sem gastar nada. Basta criar uma conta e o conteúdo a ser postado e pronto. Além disso, em algumas é possível controlar engajamento e atividade da sua página. Procure algum meio online que esteja associado ao propósito da sua empresa e pronto.
Nem só a página é possível fazer gratuitamente. Outros meios que podem ser utilizados são ferramentas de controle de tarefas, com aplicativos de gerenciamento, ou a criação de um site, a partir de sites de design. E ainda não é preciso tirar fotos ou comprá-las para criação de conteúdo, por exemplo. Existem diversos depósitos de fotos de fotógrafos iniciantes, onde é necessário apenas dar crédito.
Elimine descartáveis e evite desperdícios
Cada vez mais vemos como algumas ações geram efeitos não tão agradáveis ao nosso meio ambiente. Dessa forma, e também para reduzir custos, existem algumas alternativas simples.
Um bom começo é o banimento de copos descartáveis. Além de ser um poluidor do meio ambiente, eles não são necessariamente baratos, são um custo desnecessário e deverão ser comprados diversas vezes ao mês. Portanto, faça com que seus funcionários utilizem copos e canecas próprios. Isso também fará com que eles criem um senso de cooperação.
Corte alguns custos com papéis. Existem diversos meios para envios de documentos, arquivos e relatórios. Você pode usar o e-mail, sistemas na nuvem que são compartilhados, até enviar fotos pelas redes sociais. Isso irá diminuir o gasto geral da impressão, que envolve papel, tinta e energia elétrica.
Processos mais ágeis = automatização
Uma das maneiras de reduzir os custos é com processos mais ágeis, que trazem mais produtividade. E a maneira de tornar os processos mais ágeis é com a automatização. Ela permite que você torne processos trabalhosos e até difíceis, em ágeis e simples.
Isso acontece porque a tarefa que demorava horas é feita automaticamente, através de um sistema. Basta que você insira os dados necessários e dê os comandos certos para que a tarefa seja concluída.
Claro que para tornar um processo automático, um software é necessário, e isso inclui gastos de compra ou desenvolvimento. Mas os valores despendidos acabam tendo um retorno muito maior com o aumento da produtividade.
Evite multas
Atrasar um pagamento gera multas, e essas multas são bem altas. Por isso, ter um controle de fluxo de caixa assertivo faz com que você não esqueça nenhum pagamento e tenha certeza que terá o valor em caixa.
Mas multas não são apenas de atraso de pagamentos, existem algumas multas relacionadas a entrega de relatórios. Essas também podem e devem ser evitadas.
Parceria
Uma parceria empresarial pode trazer diversos benefícios para as empresas participantes. Toda empresa tem pontos fortes e fracos. A partir do momento em que você encontra uma empresa que preencha as necessidades da sua e vice-versa, diversos custos serão reduzidos e necessidades supridas.
Quais as vantagens de reduzir custos
Reduzir custos tem um objetivo meio óbvio: pagar menos. Mas essa vantagem também acarreta em outras:
Aumento da lucratividade
Esse é um movimento consequente, ao reduzir os custos, também se aumenta o lucro. Isso acontece porque se diminui os custos com a produção e o mantenimento da empresa. Dessa forma, automaticamente, o lucro é maximizado.
Ou seja, é possível ganhar mais sem aumentar o volume de vendas. Assim, a qualidade do produto ou serviço permanece a mesma, vendendo a mesma quantidade, e lucrando mais.
Competitividade no mercado
A redução de custos onde possibilita abrir a torneira em outros lugares. Por exemplo, é possível melhorar a estratégia de marketing, criar promoções, uma vez que o custo é menor.
Consequentemente, a empresa consegue competir com seus concorrentes de uma forma melhor, dando atenção a áreas que antes não eram tratadas como deveriam.
Maior qualidade
Ao aplicar uma estratégia de redução de custos eficiente, você tem mais para investir em produtos e serviços que têm mais saída e trazem mais faturamento. Dessa forma, esses produtos podem ser repensados, trazendo mais qualidade e benefícios.
Qual a diferença entre custos e gastos?
Eles parecem sinônimos, mas na verdade, representam dados diferentes. Enquanto os custos são valores relacionados diretamente à atividade fim da empresa; os gastos, ou despesas são valores relacionados ao operacional do negócio.
Ou seja, os custos são aqueles valores despendidos com insumos para produção de uma mercadoria ou a compra da mesma ou itens necessários para prestação de um serviço. Assim, são despesas para que a atividade final seja viável. Por exemplo, compra de maquinário, instalações e compra de insumos.
Já os gastos estão relacionados ao funcionamento da empresa em geral, com funcionamento e administração. Dessa forma, podemos dizer que um sistema de gestão é um gasto, não um custo. Despesas administrativas, por exemplo, entram em gastos, não custos, porque não são vitais para a atividade fim da empresa.
Onde diminuir custos
Existem alguns lugares onde você pode diminuir os custos de uma empresa. São eles:
Despesas físicas: muitas vezes estamos tão acostumados com a maneira de fazer algo, que não percebemos que se pode fazer de outra maneira. Contas mensais, como internet e luz, podem diminuir consideravelmente. Estamos falando de analisar qual operador entrega o plano com o melhor valor e melhor entrega, desligar a luz ao sair de uma sala e assim por diante. São pequenas coisas que no final do mês podem fazer uma grande diferença.
Papéis: finalmente estamos entrando em uma época que relatórios e documentos são, praticamente todos, digitais. Isso significa menos custos com papéis, com impressão e até com lixo. Aproveite o uso de ferramentas de edição colaborativas, como o Google Drive.
Tarifas bancárias: as taxas do banco geralmente trazem frustração, mas isso pode mudar. Muitos bancos conseguem renegociar taxas e até algumas dívidas para diminuir o valor. Entre em contato com o seu gerente do banco e veja o que ele pode fazer para melhorar suas taxas.
Estoque: um controle de estoque é essencial, mas é mais importante ainda para quem produz o produto que comercializa. Analise bem as informações de estoque, utilize a Curva ABC para saber qual mercadoria traz mais faturamento e qual não precisa de tanta atenção.
Mas como diminuir os custos irá melhorar o faturamento da minha empresa?
Essa pergunta é respondida de forma simples: a partir do momento em que se corta gastos desnecessários, você terá mais espaço para entender como sua empresa funciona e consequentemente mais capital para investir. Além de garantir que irá conseguir fazer o pagamento de todos os custos. Garantindo os valores a serem pagos mensalmente, e cortando os custos supérfluos, todo valor de venda a mais contabilizado no seu caixa, será uma receita. Aumentando assim, o seu lucro.
eGestor
Citado anteriormente no texto, um sistema de gestão é imprescindível para qualquer negócio. E o eGestor é um deles. Fazendo o controle geral de sua empresa, com relatórios e emissão de NF-e e NFC-e, o eGestor traz diversas facilidades. Além de livrar você de qualquer método manual e repetitivo de controle.
Você sabe como ocorre a emissão de NF-e para MEI? Conhece todos os passos para emitir documentos corretamente e alternativas ao emissor gratuito, que não poderá mais ser usado?
Muitos microempreendedores ainda têm incertezas, que surgem no momento de faturar uma venda. Por um lado, algumas etapas são de fácil entendimento, mesmo que sejam iguais às de negócios de portes maiores. Por outro, há informações que exigem cuidado considerável no preenchimento, por serem um pouco mais complexas.
Agora, vamos esclarecer como MEIs podem emitir suas notas fiscais de forma simples, em apenas oito passos.
1. Credenciamento da empresa para emissão
O primeiro passo para qualquer empresa emitir notas fiscais é estar credenciada pela Secretaria da Fazenda de seu estado como emissora. Do contrário, não consegue finalizar as emissões e obter os documentos.
O processo é simples. Basta que o responsável acesse o site da Secretaria do estado, preencha os dados solicitados e se credencie nos ambientes de teste e homologação.
2. Obtenção de emissor de notas fiscais
Dentro do site da Secretaria de cada estado, é possível emitir notas avulsas eletrônicas. Porém, o sistema não permite que a empresa cadastre clientes, produtos, códigos e diversas outras informações.
Então, a cada nova emissão, um novo documento precisa ser digitado do início ao fim. Além disso, o emissor de notas avulsas não tem funcionalidade adicional nenhuma.
Quanto ao emissor gratuito disponível para download, permite o cadastro de dados. Porém, a partir do primeiro dia de 2017, o sistema parou de receber atualizações.
Portanto, em algum momento, quando outra atualização de sistemas ocorrer, o emissor gratuito não funcionará, por ser uma versão antiga.
Por todos esses motivos, o ideal é que a empresa conte com um bom sistema emissor de nota fiscal para MEI. Além da realização de cadastros e de outras funções básicas, tais ferramentas contam com funcionalidades adicionais, como:
cópias de segurança automáticas;
atualizações asseguradas;
armazenamento de dados na nuvem;
suporte técnico.
3. Obtenção de certificado digital
Não há como assinar e transmitir documentos fiscais sem que a empresa tenha certificação digital. O certificado digital garante a validade jurídica de documentos transmitidos e assinados com ele em nome da empresa. Por isso, é necessário para que uma NF-e seja válida. O eGestor, por exemplo, oferece o certificado digital A-1 de uma forma inclusa a partir da assinatura de um dos planos oferecidos pelo sistema!
4. Preenchimento cuidadoso dos principais dados
Alguns campos são muitos simples de preencher e, para não errar, basta ter atenção, como:
identificação de emitente e destinatário;
produto vendido, que deve ser descrito de que forma que fique claro do que se trata a operação;
valor unitário;
valor total;
tipo de unidades, como metros, pares, unidades, caixas e litros;
e total das unidades vendidas no documento em questão.
Outros já são mais complexos e até exigem alguma pesquisa. E cometer erros na emissão da NF pode gerar problemas à empresa. Por isso, vamos detalhar como preenchê-los corretamente.
Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)
O NCM é um código que cada produto existente tem para todos os países do Mercosul. E seu número é de preenchimento obrigatório.
Além disso, variações de mercadorias têm diferentes códigos. Portanto, não é difícil, mesmo pesquisando, que o responsável utilize um número que não seja adequado.
Para a tarefa, uma das melhores fontes é a pesquisa de códigos NCM da Receita Federal. Ela permite que a busca seja feita por descrição: digita-se o nome do produto vendido e são fornecidos todos os seus códigos e variáveis. Então, basta escolher aquele mais adequado à situação.
Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)
O CFOP, independentemente de quantos itens existam na nota, geralmente é o mesmo para todo documento. Mas produtos com tributações diferenciadas ou com origens distintas podem ter diferentes CFOPs, o que não é um problema. Na emissão, sempre que um item é adicionado à NF-e, pode-se escolher o CFOP específico de sua transação.
Para obter a tabela de códigos, o microempreendedor pode pesquisar na internet e utilizar qualquer uma que esteja no site da Secretaria da Fazenda do estado.
A tabela do governo de Pernambuco, por exemplo, é um dos primeiros resultados da pesquisa — tão confiável quanto a de qualquer outro estado.
Dados do frete
As seguintes informações sobre o transporte da venda, caso seja necessário, precisam ser preenchidas:
responsável pelo frete, de acordo com os códigos disponibilizados no leiaute de elaboração da NF-e para MEI;
nome ou razão social do transportador;
placa do veículo utilizado e seu estado;
CPF ou CNPJ do transportador;
quantidade transportada;
tipo das embalagens transportadas;
peso dos volumes.
5. Validação
Validar o documento é submetê-lo a uma revisão do emissor. Caso algo esteja incorreto ou não preenchido da melhor forma, o microempreendedor é avisado.
E se todos os campos e cálculos estiverem em ordem, a validação é concluída sem alertas.
6. Assinatura
A assinatura do documento, por meio do certificado digital, é que garante a validade jurídica dele — atestando a responsabilidade do negócio por ele e a autenticidade da nota em relação a ele. E é tarefa obrigatória para que a transmissão seja liberada.
7. Transmissão
O último passo para que a nota possa ser, de fato, utilizada é transmiti-la ao fisco. Nesse momento, a Secretaria do estado toma conhecimento da operação e de todos os fatores e dados envolvidos. Então, libera o documento para uso dos negócios envolvidos e também o seu arquivo XML.
8. Envio do arquivo XML para o destinatário
O arquivo XML, que pode ser exportado para fora do programa e enviado por e-mail junto à nota, não pode ser ignorado, pois ele é o que realmente representa o documento, enquanto a nota — que pode ser apenas visualizada — é só um item auxiliar e menos importante em termos legais.
Portanto, como há obrigatoriedade de guarda das notas recebidas e enviadas por ano, as duas partes envolvidas precisam arquivar o XML — seja no próprio computador ou em mídia removível.
E neste momento se destacam mais vantagens de adquirir um emissor: cópias de segurança e armazenamento de dados de gestão em nuvem, o que dá muita segurança aos documentos da empresa e seus arquivos.
As ações de pós-venda são estratégias extremamente importantes e fazem parte de um processo de fidelização essencial para qualquer empresa ou comércio. Isso porque quem trabalha com vendas não pode se preocupar apenas em vender o produto. É preciso acompanhar o cliente após a venda, dando suporte e atenção necessários para motivá-lo a fazer negócio novamente.
Pensando nisso, a maioria das empresas está apostando em estratégias com contato efetivo com o cliente após a venda. A intenção dessas ações é que exista um acompanhamento da experiência com o produto e a compra. Assim, também é possível atender as necessidades que possam surgir.
Para saber quais são as ações de pós-venda e como colocá-las em prática, acompanhe esse conteúdo. Fique atento a cada detalhe e perceba como eles são importantes!
O pós-venda são ações executadas depois da venda, com o intuito de iniciar uma relação mais próxima com o consumidor. Essa relação serve para fazer com que o cliente retorne para outros negócios. Normalmente elas incluem comunicação por e-mail ou outras redes e um acompanhamento sobre a compra. Além disso, as ações de pós-venda podem ser envio de ofertas de produtos ou serviços.
A ideia por trás de ações pós-venda é que a conexão entre o consumidor e a empresa seja estreitada, facilitando novas vendas. Mas, elas também funcionam para ajudar o cliente. No caso de um SaaS, por exemplo, o cliente precisa de um certo acompanhamento, ou ele pode acabar deixando o software de lado e, num futuro, cancelando.
Para que isso não aconteça, são feitas ações de pós-venda bem estruturadas.
Pesquisa de satisfação
Essa estratégia é o termômetro para saber se a experiência do consumidor foi realmente boa. Não teria sentido você querer fidelizar um cliente que não saiu satisfeito com a compra ou o atendimento recebido, sem que você e sua empresa tenham consciência disso.
Saber quais foram as impressões que ele teve, fará com que você consiga enxergar quais são os aspectos que precisam ser melhorados e aqueles que já estão tendo bons resultados.
Além disso, ações como essa farão o cliente perceber que sua empresa tem interesse pela satisfação dele e isso conta muito no processo de fidelização.
A pesquisa de satisfação pode ser feita de várias maneiras. Uma das mais populares é aquela em que o cliente atribui uma nota de 0 a 5, ou de 0 a 10 a quesitos específicos, definidos pela empresa.
Há também o modelo de pesquisa em que o consumidor indica seu nível de satisfação sobre cada quesito, sinalizando se está insatisfeito, satisfeito ou muito satisfeito, por exemplo.
Por isso, essa pesquisa pode ser uma ótima ação de pós-venda, trazendo ótimos resultados.
Ações de pós-venda para contato com o cliente
Em uma estratégia de fidelização é muito importante que a empresa mantenha contato com o consumidor após a compra.
Isso criará um vínculo importante e que poderá render bons resultados, como uma relação de confiança e proximidade com o cliente, que provavelmente pensará em sua empresa diante de alguma necessidade. Afinal de contas, você será lembrado constantemente.
Para isso, você pode mandar e-mail ou utilizar outras ferramentas para enviar novidades, promoções, ofertas e outras informações que julgar serem importantes para os consumidores. Outra estratégia interessante nesse sentido é enviar mensagens no dia do aniversário ou em outras datas comemorativas.
Proposta de promoções ou descontos
Uma alternativa que está sendo muito utilizada como ação de pós-venda é oferecer aos clientes propostas que sejam interessantes para eles após a compra. Elas podem ser descontos para a próxima aquisição ou promoções exclusivas para quem já comprou algum produto.
Essa estratégia não tem foco em vender mais mercadorias, mas sim trazer o cliente para perto, e fazê-lo adquirir o hábito de voltar mais vezes. Por esse motivo é importante oferecer produtos e promoções que tenham relação com a compra anterior.
Atendimento de qualidade mesmo após a venda
Após adquirir seu produto ou serviço, o cliente pode precisar do suporte da empresa, caso tenha problemas com a aquisição, dúvidas, solicitações ou reclamações.
Nesse momento, é essencial que o consumidor seja muito bem atendido e perceba que independente do motivo do contato com a empresa, ele terá toda assistência que precisa e será tratado com muita atenção e respeito.
Esse tipo de tratamento irá gerar confiança e o cliente irá perceber que o bom atendimento da empresa não é circunstancial.
Esse aspecto é muito importante, principalmente em uma eventual necessidade de troca ou devolução de produtos, em que é muito comum as empresas dispensarem um atendimento ruim ou medíocre ao cliente.
Devemos considerar ainda que, se por algum motivo o cliente ficar insatisfeito após a compra, um atendimento de qualidade oferece grandes chances de recuperá-lo.
Ser sincero e honesto com seu cliente
Essa é uma das questões mais importantes a respeito das ações de pós-venda. Tudo o que for prometido, deve ser cumprido e por isso você precisa ser extremamente honesto com seu cliente.
Se o consumidor se sentir enganado ou ficar frustrado com o produto ou serviço, ele nunca mais vai querer voltar a fazer negócio com você. E, além disso, pode espalhar uma má fama da sua empresa para outras pessoas.
Não prometa prazos que você não possa cumprir ou indique uma qualidade ou característica que na verdade seu produto não possui. Não ofereça também garantias que não poderão ser mantidas. Seja sincero a respeito de tudo e responda perguntas baseando-se na verdade.
Diante de uma situação controversa, o consumidor perderá toda a confiança em você e sua empresa perderá a credibilidade diante dele.
Detalhes que fazem a diferença
Algumas ações podem parecer apenas detalhes sem muito significado, mas conseguem gerar resultados muito positivos. Podemos citar como exemplo uma mensagem personalizada na embalagem do produto, desejando uma boa experiência ou agradecendo pela preferência; ou entregar o produto antes do prazo prometido.
Pequenas gentilezas após a venda demonstram que a sua empresa não está simplesmente interessada em vender, mas principalmente, em proporcionar uma experiência agradável ao seu cliente e ele perceberá isso.
É importante destacar que ações de fidelização exigem menos custos do que a captação de novos clientes, além de possibilitarem um volume maior de consumidores que realizarão compras recorrentes.
Não deixe de considerar também que para ter um pós-venda eficiente, é necessário preparar toda sua equipe para o trabalho dentro de cada função, por meio de treinamentos e ações de capacitação. Afinal de contas, cada um terá um papel importante nesse processo que se baseia em trabalhos específicos de cada área.
Algumas ações de pós-venda podem parecer bem simples ou até inúteis, mas o fato é que são essas estratégias simples que farão o cliente se sentir especial, valorizado e satisfeito com sua experiência de compra.
Vale lembrar que consumidor satisfeito significa não apenas chances de tê-lo novamente como cliente. Seu contentamento pode fazê-lo indicar o negócio para outras pessoas e dessa maneira muitos outros clientes serão agregados e assim, fidelizados também.
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
