Gerir todos os setores de um negócio é um processo trabalhoso. Saber como anda o financeiro, manter o estoque em dia, treinar funcionários, estar a par da contabilidade… Por esses e outros motivos que são utilizadas planilhas para gestão empresarial.
Muito importante para quem está começando a administrar um negócio é realmente saber por onde começar. E utilizar planilhas é uma das melhores opções. Elas são métodos de gestão muito úteis para o dono de um negócio. Isso porque elas são a maneira mais barata e algumas vezes a solução mais imediata. E todo empresário sabe que a organização pode salvar uma empresa.
Como fazer uma planilha para gestão empresarial
Antes mesmo de abrir o Excel ou o Google Planilhas para começar as suas planilhas para gestão empresarial, é preciso avaliar o que a sua empresa irá controlar. Afinal, de nada adianta ter uma planilha com campos que não fazem sentido para o seu tipo de negócio.
Podemos dar como exemplo uma empresa que fabrica um produto. Isso significa que o controle de produção é essencial e a Curva ABC pode ficar em segundo plano (o que não faz com que ela não seja necessária).
Além disso, podemos ajudar nesse levantamento citando algumas planilhas que podem ser úteis, como planilhas de:
Controle Financeiro
Controle de Estoque
Fluxo de Caixa
Controle de Vendas
É possível dizer que essas são as principais para quem está começando a usar planilhas de gestão empresarial.
Mas agora que já sei quais planilhas para gestão empresarial preciso, como fazer uma planilha?
Como fazer uma planilha para controle financeiro
Entenda o que você quer controlar
Assim como antes de fazer as planilhas para gestão empresarial você deve entender as suas necessidades, ao fazer uma planilha de controle financeiro você também deve saber quais dados quer controlar. Porém, alguns dados são essenciais em todas as planilhas de gestão financeira. Um deles é a data da transação, por exemplo. Afinal, é a partir desses dados que é possível entender qual época do mês ou do ano que mais se vende ou até qual produto tem mais saída em uma data específica.
É fundamental entender que a planilha de controle financeiro serve para que você entenda os padrões do seu negócio. Isso significa que com a planilha você deve conseguir controlar as entradas e saídas e os valores das mesmas. Ou seja, as abas da sua planilha devem refletir nessas informações.
Dessa forma, considere separar os lançamentos em uma aba da planilha. Essas podem ser duplicadas e utilizadas uma para cada mês do ano, ou é possível utilizar uma única para controlar o ano todo. Os lançamentos podem ter diversas colunas, como data, se o valor entrou ou saiu do caixa e a especificação do mesmo. Ainda, a coluna de especificação serve para entender se o valor é de pagamento de impostos, a fornecedores, ou entrada de uma venda a prazo, a vista ou pagamento de uma parcela.
Também devem estar na planilha o valor que entrou ou saiu e algum tipo de relatório desses dados. Afinal, é com ele que você vai entender como sua empresa funciona.
Defina como controlar seu financeiro
Dependendo de como se dão as vendas da sua empresa é preciso definir como serão controladas as vendas a prazo e/ou parceladas. Como essas vendas não entram no caixa na hora da compra, elas não podem ser consideradas como se tivessem sido pagas na hora da venda. Afinal, quando se faz isso, entende-se que o valor se encontra em caixa quando na verdade ele será recebido ao longo dos meses seguintes.
Outra questão importante nesse âmbito é separar as suas contas. Se o valor for pago à vista em dinheiro, ele entra no seu caixa físico. Agora, se o valor for pago à vista no cartão, ele entrará na sua conta do banco. É possível também que você tenha mais de uma conta em mais de um banco. Isso significa que é preciso estar atento a qual conta esse valor será enviado.
Como fazer uma planilha de controle de estoque
Faça um inventário dos seus produtos
Antes de começar a fazer a planilha de controle de estoque das suas planilhas para gestão empresarial, você precisa saber quais produtos estão no seu estoque. Isso significa fazer um inventário, ou o que chamam de balanço, do seu estoque. Anote em algum lugar, até mesmo em algum papel, todos os produtos que estão no estoque. Se você tem uma grade de produtos, não esqueça de diferenciá-los. Como, por exemplo, se você tem uma blusa X em todos os tamanhos e nas cores branca e rosa, anote separado por cor, tamanho e modelo.
Esse primeiro passo será essencial na hora de começar sua planilha. Ele fará com que o início seja muito mais simples e diminuirá as complicações no futuro. Assim, a partir do momento que as quantidades e valores estão inseridos nas planilhas, basta apenas informar as entradas ou saídas.
Decida quais informações estarão na sua planilha de controle de estoque
Para ter planilhas para gestão empresarial que realmente funcionam e ajudam a sua empresa, elas devem ter as informações que você considera necessárias. Entenda se você precisa de alguns dados específicos, como código de barras, data de validade e outros.
Só após definir quais são os dados a serem controlados que você deve começar a montar sua planilha.
Existem alguns pontos que são padrões em todas as planilhas de controle de estoque. Esses facilitam a gestão de controle, principalmente a longo prazo. Quando se tem o controle de estoque mínimo, por exemplo, é possível saber qual é o momento certo de fazer o pedido de um novo produto. PEPS e UEPS também ajudam a reduzir prejuízos, uma vez que auxiliam em casos de produtos com validade.
Como montar uma planilha de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos controles essenciais em um negócio, afinal, é ele que mostra quais valores estão disponíveis na empresa. Ou seja, a planilha de fluxo de caixa mostra os valores a serem recebidos e os valores a serem pagos no período escolhido.
Por exemplo: você tem R$ 10,00 em caixa. Acredita-se que esse valor é o restante, o que muitos consideram lucro, mas na realidade é o faturamento. Porém, há um pagamento de fornecedor a ser feito no valor de R$ 20,00. Isso significa que esse valor não é nem lucro nem faturamento.
Basicamente, o fluxo de caixa serve como um norte. É possível dividir os valores em mais de um banco e um caixa físico, por exemplo. Aqui também podemos ver a importância de separar o financeiro pessoal do financeiro do negócio. Quando não existe separação desses valores o que deveria ser retirado como pro labore não é o valor correto e muitas vezes falta dinheiro para outras contas a serem pagas, por exemplo.
Também, todas as entradas devem ser listadas como as saídas serão. Assim, o controle de estoque também se torna mais fácil com as planilhas de gestão empresarial.
Como fazer uma planilha de vendas
Você sabe que não há controle de estoque ou de financeiro se não houver vendas e, consequentemente, o controle delas. A planilha de controle de vendas traz mais simplicidade na hora de gerenciar as vendas. Isso porque a planilha registra todos os produtos vendidos, além de valores e formas de pagamento.
É através dessa planilha que você consegue dados mais assertivos para a tomada de decisões do seu negócio. Assim, também é possível elaborar metas mais concretas para seus vendedores e controlar também a comissão dos mesmos.
Por isso que a planilha de vendas deve ser sempre preenchida. Afinal, ele mostrará dados importantes, como que período são realizadas mais vendas, quais os produtos que são mais vendidos durante determinado momento do mês. Assim, promoções e campanhas podem ser feitas baseadas nesses resultados.
A não inserção de vendas nos cadastros das planilhas de gestão empresarial pode trazer alguns prejuízos para o negócio. Imaginemos que um pagamento a um fornecedor no valor de R$ 15,00 deve ser feito no dia de hoje, mas o fluxo de caixa aponta que só há R$ 10,00 na conta. Entretanto, foi realizada uma venda pela manhã no valor de R$ 30,00. Se essa venda não for inserida, é possível que você ache que não tem o dinheiro para pagar o fornecedor.
Isso também vale para que sejam controlados possíveis erros. Quando se alinha o controle de estoque com o controle de vendas e o cadastro de produtos, por exemplo, sabemos a saída daquele produto e, se não está listados nas vendas, é possível achar o equívoco na planilha de controle de estoque.
Como fazer planilhas para gestão empresarial
Existem também outras planilhas que ajudam no controle do negócio. Entre elas estão:
5W2H
O que, por quê, onde, quando, quem, como e quanto são as principais perguntas quando se inicia um projeto. E o 5W2H é o método para que você consiga responder todas essas perguntas. E com uma planilha de 5W2H é muito mais fácil.
Controle de Produção
Empresas que realizam a montagem ou produção de produtos devem ter um controle rigoroso de matérias-primas, por isso as planilhas de gestão empresarial. Esse processo de controle pode ser feito de algumas formas, claro que desde que seja feito de forma sistemática. A planilha de controle de produção ajuda muito nesse processo.
Cadastro de Produtos
Ao contrário do que pode parecer, a planilha de cadastro de produtos não é a mesma que o controle de estoque. Existem alguns dados de produtos que acabariam por tornar a planilha de estoque muito maior. Dessa forma, ter uma planilha apenas para os dados dos produtos pode ser uma aposta para ter mais rapidez nas vendas, por exemplo.
Cadastro de Clientes
Muitas empresas não sabem o diferencial que um controle de clientes pode fazer. Empresas que trabalham com recorrência, ou seja, clientes que fazem o pagamento por mês devem ter todas as informações de seus clientes. Entretanto, sempre é importante ter uma planilha de cadastro de clientes. Até para futuras campanhas.
Curva ABC
A Curva ABC mostra qual produto tem mais faturamento e deve ter mais atenção. Muitas vezes vemos como melhor produto aquele que tem mais saída, mas isso não quer dizer que ele tem mais faturamento. Por isso, a Planilha de Curva ABC, juntamente com as outras planilhas de gestão empresarial, mostra qual produto em estoque deve ter mais atenção.
Custo Médio
Utilizado para o controle do estoque, o custo médio é a soma dos valores de todos os seus produtos dividido pela quantidade. Claro que sempre é calculado somente o que há no estoque. Assim, a planilha de custo médio faz com que a empresa saiba os valores, em produtos que se tem em estoque, uma vez que esse é um ativo circulante.
DRE
O que se pode chamar de o relatório mais importante da sua empresa é a Demonstração do Resultado do Exercício. Ele que mostra as movimentações financeiras da empresa para avaliar se a empresa teve lucro ou prejuízo. Também, podendo ser realizado de forma mensal, semestral ou anual, a Planilha de DRE utiliza diversas variações de receita e despesas para chegar ao resultado de lucro ou prejuízo.
Folha de Pagamento
O cálculo do salário de um funcionário pode ser algo complicado a se fazer, afinal, é nele que estão todos os dados do pagamento. Isso significa impostos, deduções e inserções de valores. Ou seja, se uma empresa disponibiliza um Vale Refeição ou Alimentação, um valor é descontado da folha. No caso do vale transporte também. E esse é um processo que pode ser mais complicado de ser feito caso não seja feito com uma planilha de folha de pagamento, por exemplo.
Orçamento empresarial
Com a ajuda da planilha de fluxo de caixa é possível saber alguns valores a serem pagos e recebidos nesse e no próximo período. Mas e quando você quer fazer uma reforma? Ou um investimento? Nesse caso é extremamente importante que seja feito um orçamento empresarial. A planilha de orçamento empresarial faz uma estimativa da venda da receita e das despesas futuras. Dessa forma é possível ter ideia de valores para que se possa fazer o que está sendo planejado.
Ponto de Equilíbrio
Apesar de ser algo que ninguém quer passar, o ponto de equilíbrio é o que mostra que os valores de produtos e/ou serviços vendidos paguem todas as despesas, tanto as fixas quanto as variáveis. Isso significa que você tem e irá receber apenas o suficiente para conseguir pagar os seus dividendos, sem lucro nenhum.
Cálculo do Preço de Venda
O preço de venda de um produto não pode ser definido apenas no valor que se quer lucrar com o mesmo. Ou seja, existe um cálculo para que se saiba qual deve ser o preço de um produto. Acontece que esse valor pode variar de acordo com alguns dados. Isso significa que é necessário ter um meio de fazer esse cálculo, e a planilha do cálculo do preço de venda é uma das maneiras.
Planilhas para gestão empresarial
Ainda, é possível ter todas as planilhas juntas, sem precisar baixar uma por uma, com o pacote de planilhas para gestão empresarial. Nele estão todas as planilhas necessárias para que você faça uma gestão completa!
Considerações finais
Um dos meios mais conhecidos de controle gerencial são as planilhas para gestão empresarial. Elas ajudam o empreendedor, principalmente o iniciante, a se manter em dia com os dados do negócio. Afinal, o custo benefício é algo que chama atenção.
Porém, quando consideramos que o principal custo ao utilizar planilhas é o seu tempo, está na hora de avaliar se realmente vale a pena. E nessa hora que um software de gestão empresarial se torna essencial.
Para que pequenas e médias empresas possam crescer de maneira sustentável, é fundamental que os processos sejam gerenciados de forma correta. Isso requer uma gestão financeira eficiente – afinal de contas, são as finanças que vão garantir que as contas sejam pagas, que não haja dívidas e que os investimentos necessários sejam realizados.
Você, provavelmente, também deve sentir essa necessidade no seu dia a dia e perceber que uma melhor gestão poderia fazer sua empresa crescer ainda mais. Mas o que esse procedimento abrange?
O que é a gestão financeira?
Tomar decisões estratégicas, que permitam elevar o valor da sua empresa, é feito por práticas como administração do fluxo de caixa, análise da criação de valor a partir de ferramentas financeiras e otimização da estrutura de capital. Ou seja, a gestão financeira é saber tomar as decisões certas e com o suporte de dados reais.
A gestão das finanças, portanto, traz uma visão ampla do negócio e não analisa somente pelo lucro. Na realidade, ela considera as possibilidades de investimento e de financiamento.
A dúvida que fica é como fazer uma gestão de finanças adequada para que a sua empresa apresente uma performance melhor. O primeiro passo é cuidar do orçamento empresarial.
Gestão Financeira: entenda a importância para a organização
A importância de ter essas informações atualizadas parte do princípio que, sem esses dados, a rotina administrativa e processos acabam ficando sem suporte, uma vez que tudo está relacionado ao controle financeiro.
A gestão do capital também permite analisar como foi o resultado no passado e o que está acontecendo no presente, além de possibilitar a identificação de despesas desnecessárias e o ajuste de falhas anteriores.
A partir disso, se descobre quais investimentos estão sendo prejudicados pela retirada de capital de giro, ou se os colaboradores de determinada área poderão sofrer reajuste salarial devido a seu desempenho, por exemplo.
Os 4 pilares da gestão financeira
Existem quatro pontos que são os mais importantes na hora de fazer uma gestão financeira eficiente. Esses também são conhecidos como ciclo PDCA. São eles:
Planejar
O que quer que seja feito, deve sempre ter um planejamento, e com o financeiro de uma empresa não pode ser diferente. O planejamento é o primeiro passo para realizar uma gestão financeira eficiente. Mas, também, ele serve para entender onde se quer chegar.
Com o planejamento é possível estabelecer as metas de acordo com o que é planejado, fazendo com que elas estejam mais perto da realidade. Também, é quando é definida a equipe e as tarefas a serem realizadas.
Controlar
Basicamente, esse é o controle do controle financeiro. Para ter uma gestão financeira bem feita, é necessário que todos os dados sejam registrados. Por isso, é importante que se tenha alguém responsável pelo controle financeiro e uma atenção a mais.
Analisar
Com a inserção das informações financeiras, se tem mais dados para análise. Com essa análise se pode entender o que funciona e o que não funciona na gestão financeira do negócio.
Assim, se analisa tanto dados quanto resultados. Com isso é possível avaliar se as metas estão condizentes com a realidade, por exemplo.
Investir
Com os resultados obtidos através da análise, baseado nos dados e resultados obtidos, a escolha dos novos investimentos é mais assertiva. Ainda, os investimentos já realizados devem ser medidos através da gestão financeira.
Saiba como fazer a Gestão Financeira corretamente
Conheça todos os seus vencimentos
Mais do que conhecer, é preciso ter controle e registro de todos os vencimentos — seja de fornecedores, impostos ou contas de consumo da empresa.
Pagar as obrigações em atraso gera mais despesas em multas e juros. Além disso, é possível que se perca a concessão de descontos para quitação adiantada no caso dos fornecedores.
Em relação aos impostos, o não pagamento em dia suspende as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) — documentos que sempre devem ser mantidos válidos e atualizados.
Portanto, mesmo que seja apenas em uma planilha, mantenha registro de todos os vencimentos com descrição das obrigações e seus valores. De preferência, utilize um programa de gestão financeira para PMEs e acompanhe os seus relatórios.
Separe as finanças pessoais e empresariais
Esse é um dos erros mais comuns nos negócios, se não o mais comum. Ainda que a empresa seja totalmente sua e todo o dinheiro necessário para o início tenha sido seu, não se pode tratar as finanças dessa forma.
Essa prática facilita o descontrole das contas, do capital de giro e do caixa. Por fim, pode acabar faltando dinheiro para operações e obrigações. Além disso, se torna quase impossível ter uma escrituração contábil exata e correta — o que é passível de multa.
Defina um salário para você e o retire mensalmente, de forma oficial via pró-labore. Não saque dinheiro do negócio frequentemente para o seu bolso e quando fizer as retiradas de lucro previstas, siga o procedimento contábil correto.
O estoque não tem só produtos ou materiais disponíveis para gerar faturamento. Ele tem dinheiro em bens que influenciam nas finanças atuais e em curto prazo.
Não controlar o estoque é facilitar a ocorrência de perdas por motivos diversos. Então, novas compras — desnecessárias — precisam ser feitas.
E o mesmo ocorre quando algum item é armazenado em excesso, além do fato de isso não ser identificado para que o gestor crie uma estratégia de liquidação das sobras.
Então, primeiramente, tenha o registro de tudo o que está estocado detalhadamente. Depois, atualize o histórico com as saídas e entradas de itens.
Novamente, recomendamos que dê preferência a uma ferramenta de gestão financeira de pequenas e médias empresas. Pois o trabalho se torna mais fácil, rápido e exato, integrado ao gerenciamento das finanças e notas fiscais dentro da plataforma.
Faça planejamento financeiro
As finanças corporativas devem ser planejadas logo no começo do ano, com as previsões de faturamento e despesas e lançamento dos custos já conhecidos para o período.
Assim, o gestor sabe anteriormente se os saldos em caixa são suficientes ou se terá dificuldades ao longo do ano — o que dará tempo para agir.
O contrário, cuidar das finanças mês a mês, pode fazer com que de repente, por exemplo, o negócio se veja sem capital de giro e com contas próximas a pagar.
Acompanhe os números mensalmente
O planejamento financeiro deve ser anual, mas as análises precisam ser mensais. O acompanhamento próximo facilita na identificação de oportunidades e necessidades e também permite que se avalie se o andamento das finanças está conforme o planejado, abaixo ou acima das expectativas.
Mantenha o fluxo de caixa impecável
O fluxo de caixa pode ser visto como uma das bases para uma boa gestão financeira de pequenas e médias empresas. Isso porque ele registra todas as entradas e saídas de dinheiro e, por meio das suas projeções — que sempre devem ser feitas —, dá suporte ao planejamento financeiro e às análises mensais.
Então, faça do seu uma boa ferramenta por meio de ações simples, como:
Não deixe as anotações para depois. Fazê-las no momento de cada movimentação ou pelo menos a cada fim de expediente;
Não ignorar valores pequenos. Dar importância a todos os ganhos e gastos menores, pois somados podem se tornar relevantes;
Fazer conciliação bancária, pois alguns recebimentos podem entrar diretamente pelas contas bancárias. Então, precisam ser registrados e devem fazer parte dos saldos das disponibilidades mesmo não entrando diretamente no caixa;
Não adiantar ou atrasar datas. O fluxo de caixa precisa ser fiel à realidade da empresa. Então, se um pagamento é recebido em atraso pela empresa, seu saldo pode ficar para o próximo mês, e o fluxo deve mostrar exatamente isso.
Estabeleça e acompanhe indicadores financeiros de gestão financeira
Os indicadores auxiliam na gestão financeira para PMEs porque medem o sucesso por meio de aspectos relevantes e distintos, mas que podem influenciar uns aos outros. Mas como escolhê-los?
Existem alguns que são básicos e servem a todas as empresas. Então, partindo disso, acompanhe sempre, no mínimo:
A lucratividade;
O ticket médio;
As despesas fixas e variáveis;
O faturamento;
Os recebíveis em curto e longo prazo.
Além deles, você pode definir indicadores não gerais mas importantes especificamente para a sua empresa. Por exemplo, para um escritório de contabilidade é fundamental medir o Lifetime Value, que significa o valor que cada cliente representa por período de relacionamento — pois os serviços contábeis são contínuos e adquiridos por meio de contratos periódicos.
Para cada indicador, além do período de acompanhamento, defina metas a serem alcançadas. Dessa forma, se tornam úteis e não servem apenas como relatórios gerenciais de visualização de números.
Isso porque os objetivos auxiliam na análise da evolução de quesitos como o ticket médio e no controle de indicadores como despesas fixas e variáveis.
Outra ação muito importante para a gestão financeira de pequenas e médias empresas é sempre continuar adquirindo conhecimento sobre a área.
Quais são os impactos de uma má gestão financeira?
Como pessoas físicas, sabemos como uma falta de controle financeiro pode ser impactante. Em uma empresa não há como ser diferente. A taxa de mortalidade das empresas no Brasil é o que mais demonstra isso.
Segundo pesquisa realizada pelo IBGE, grande parte das empresas que fecharam, declararam que o principal motivo foi a falta de gestão financeira. Isso só mostra que a falta de um controle financeiro, ou até a decisões erradas, podem ser fatais para um negócio.
Por isso, um controle financeiro pode até ser o mais básico possível, desde que seja bem feito.
Também, o resultado de uma má gestão pode fazer com que a empresa não cresça. Afinal, ela pode até conseguir realizar seus pagamentos, mas isso não quer dizer que há valores para realizar investimentos, por exemplo.
Tudo isso afeta questões como produtividade dos funcionários, as vendas, o controle de estoque e, principalmente, os resultados.
Quais são os principais erros da gestão financeira?
A gestão financeira está ligada ao controle feito de valores de entrada e saída. Muitas vezes essa falta de controle é o principal erro. Mas, existem outros erros no controle financeiro que podem influenciar. Por exemplo:
Não fazer análise do desempenho: a análise é muito parecida com o pilar de controle. É muito importante cuidar constantemente do dinheiro. E a análise de desempenho faz com que seja visto com mais clareza esses valores, o que será usado para investimento ou pagamento, por exemplo.
Não controlar o estoque: o estoque é o principal ativo da empresa. Ou seja, a principal forma do negócio ganhar dinheiro é com a venda de produtos do estoque. Consequentemente, ele é o ativo de mais importância. Assim, não cuidar dele e desses produtos, é o mesmo que não cuidar do dinheiro, ou jogar dinheiro fora.
Não separar finanças pessoais com as da empresa: uma prática muito comum em empresas é o dono, ou até o sócio, pegar dinheiro do caixa para pagar despesas pessoais. Mesmo que esse controle seja feito na hora da retirada, ele não consegue ser contabilizado corretamente. Também, essa é uma das maneiras com que se abre brecha para roubos, por exemplo.
Não considerar o capital de giro: o capital de giro é o valor que a empresa precisa para continuar operando. Desconsiderar esse indicador pode trazer os mais diversos problemas. Uma vez que a empresa recebe ou faz pagamentos parcelados, ela deve ter em mente que esses valores devem ser considerados no tempo correto.
7 dicas de gestão financeira para a sua empresa
1. Entenda ao menos o básico de gestão financeira
De fato, você não precisa ser um grande especialista em finanças, mas, de novo: lembre-se de que esse é o seu negócio. Você investiu muita energia, dinheiro e expectativas nele, então, não deixe suas finanças abandonadas!
Para começar, aprenda a gerenciar seu fluxo de caixa. Saiba quanto você tem de caixa, quanto entrou e quanto saiu nos meses e anos anteriores. Então, levando isso em consideração, projete os próximos meses.
Inclusive, é sempre importante ser conservador nas projeções. Ou seja, para nunca ser surpreendido por um desempenho pior do que o esperado, utilize sempre os “piores” números possíveis.
2. Faça um bom controle mensal
Esta dica deriva da primeira: não deixem acumular vários meses sem fazer controle de fluxo de caixa. Insira essa atividade na sua rotina — assim, você reduz muito o risco de ser pego de surpresa e não ter os recursos necessários para honrar seus compromissos ou fazer os investimentos necessários.
3. Registre tudo e organize seus documentos
Nenhum dono de negócio pode se dar ao luxo de não ter seus documentos organizados. A empresa tem que estar sempre apta a prestar conta dos seus negócios, seja para o governo — Receita Federal, estado e município —, para fornecedores ou para os clientes e ex-clientes.
Então, registre tudo e guarde todos os documentos de forma organizada e sistemática. Acredite: isso vai poupar tempo e muita dor de cabeça!
4. Gerencie o seu tempo
Sabemos que um empresário tem muitas responsabilidades e uma vida sempre atribulada. Por isso, você precisa ter bem definidas quais são as metas para o seu negócio.
Além disso, estabeleça quanto tempo vai dedicar a cada uma delas. E não se esqueça de que ter uma boa saúde financeira deve ser uma meta permanente para a sua empresa!
Na verdade, isso não é apenas uma meta — é uma premissa. Um negócio sem boa gestão financeira não é sustentável, portanto, defina quanto tempo você vai dedicar a esse tema.
5. Separe as contas da empresa das suas contas pessoais
Fazendo um fluxo de caixa realista, você vai saber quanto pode retirar mensalmente. Então, abra uma conta para a sua empresa e use o cartão da empresa apenas para contas relativas ao negócio.
Com base nisso, defina o seu pró-labore e não misture as suas contas com as da empresa. Se não houver essa separação, você pode perder o controle rapidamente, gastando mais do que ganha, e não conseguir atingir seus objetivos.
6. Planeje seu crescimento com base nos dados
Agora que você já se organizou e conhece bem suas receitas, suas despesas, de onde elas vêm e qual é sua natureza, ficará muito mais fácil planejar o futuro da sua empresa.
Assim, você conseguirá detectar melhor as oportunidades — tanto com relação à redução de custos quanto perceber onde há mais oportunidades de negócios, de captar novos clientes e aumentar suas vendas.
Contudo, é importante sempre estar atento à realidade e corrigir rumos. Então, lembre-se de rever seu planejamento estratégico periodicamente, analisando os novos dados que vão sendo inseridos.
7. Conte com um bom sistema de gestão financeira
Muitas vezes, começamos a fazer a gestão financeira em uma planilha. O tempo passa, e acabamos abrindo outra planilha, com outro objetivo. Então, certo dia em que estamos com pressa, fazemos uma anotação no bloquinho mesmo.
Quando vamos ver, o caos já se instalou, e vai tomar um bom tempo para reorganizar tudo. Isso na melhor das hipóteses, porque ainda pode acontecer de perdermos informação no meio dessa bagunça toda.
Por isso, o mais recomendado é contar com um bom software de gestão financeira. Assim, você ganha agilidade e tem mais tempo para se concentrar na parte estratégica da sua empresa, sem correr riscos desnecessários.
Além disso, usar um sistema de gestão financeira é mais prático, pois todas as informações ficam centralizadas em um mesmo lugar, de fácil acesso, e podem ser compartilhadas com quem for preciso — equipe, fornecedores, clientes.
Por fim, isso ainda minimiza a ocorrência de erros e reduz custos com recursos humanos e com espaço para armazenamento de documentos. De fato, são muitas as vantagens de contar com um bom software de gestão financeira.
Gestão financeira: Planejamento orçamentário
O orçamento é um elemento importante para qualquer empresa, porque ele oferece a possibilidade de avaliar o histórico da organização e planejar investimentos econômicos e financeiros futuros. É, por isso, uma previsão que vai embasar as decisões da organização.
Quando falamos em planejamento orçamentário estamos abordando especificamente a projeção de despesas, custos, receitas e investimentos que você pretende fazer na sua empresa por determinado período de tempo futuro, que pode ser mensurado em meses ou anos.
É uma tentativa de antecipar o futuro e prever o que poderá vir pela frente para que a empresa esteja preparada para diferentes cenários. Isso não significa, porém, que o planejamento do orçamento é feito com base naquilo que você supõe ou deseja.
Sua base são os aspectos financeiros e operacionais, que ajudam a determinar estratégias, objetivos e políticas a fim de que os objetivos organizacionais estejam equilibrados com as atividades necessárias, as datas em que elas devem ser executadas e com o uso dos recursos.
Compreendendo a parte teórica, é necessário saber o que o planejamento orçamentário contempla. Os passos que devem ser seguidos são:
Levantamento das receitas na gestão financeira
São os valores que a empresa tem a receber no período de tempo avaliado. Abrange as seguintes etapas:
Determinação do volume de vendas atual e o valor médio de cada produto;
Estipulação da taxa de crescimento de vendas que se espera para o ano seguinte – processo que considera o índice de evolução identificado em períodos anteriores, a situação econômica e previsões para o mercado consumidor, as suas metas para o negócio e possíveis períodos de sazonalidade (como períodos de clima mais ou menos ameno, férias e entressafra);
Previsão do montante esperado de vendas para o ano seguinte, especificando mensalmente;
Cálculo dos impostos sobre o faturamento, tomando como base as vendas projetadas;
Contabilização da receita líquida da empresa (ou seja, já excluindo os impostos).
Avaliação dos custos
A partir da definição do volume de vendas aguardado para o próximo ano, pode-se contabilizar o custo dos produtos e mercadorias vendidos (indústria e comércio, respectivamente) ou serviços prestados.
Devem ser incluídos a mão de obra direta, os insumos diretos e outros elementos relacionados. Além disso, deve-se projetar uma expectativa de inflação para planejar de forma adequada os gastos relacionados à comercialização, produção ou serviço.
Análise das despesas
Nesse momento, o objetivo é avaliar o total de despesas que a sua empresa possui atualmente, considerando aquelas relativas a finanças, administração e vendas.
Em seguida, considere os orçamentos identificados para custos e receitas e verifique a necessidade de ampliar a estrutura das despesas. Por exemplo: contratando mais pessoas para trabalhar na área de vendas, oferecendo prêmios para os funcionários que alcançarem as metas estipuladas etc.
Verificação dos resultados
Você analisou despesas, custos e receitas. Agora, deve-se verificar se os resultados esperados são condizentes. Por exemplo: sem elevar os custos de produção, a receita não poderá aumentar por meio da venda de produtos. Da mesma forma, a empresa não vai produzir mais com menos recursos se não houver investimentos no processo de produção nem capacitação para os empregados.
Outro item que deve ser analisado são os resultados intermediários, como o lucro antes do Imposto de Renda e o lucro bruto. Eles devem estar de acordo com as expectativas e os objetivos que você possui. Se não estiverem equilibrados, é necessário rever o planejamento orçamentário e pensar em ações para solucionar esse problema, como, por exemplo, reduzir despesas e custos.
Agora, se o planejamento orçamentário estiver seguindo suas necessidades, você pode calcular o resultado final do exercício, ou seja, o lucro líquido, e fazer a previsão para o Imposto de Renda.
Avaliação da necessidade de investimentos
O planejamento orçamentário também passa pela identificação dos investimentos necessários. Um dos pontos principais é a possibilidade de aumentar a estrutura de capital, seja por meio da aquisição de novos equipamentos e prédios, seja mediante modificações do processo produtivo.
O orçamento para investimentos deve ser condizente com os resultados aguardados pela empresa. É importante destacar que a demonstração de resultados não contabiliza os investimentos, mas eles são fundamentais para o crescimento do negócio.
A dica é financiá-los usando lucros retidos e que não foram distribuídos. Se necessário, também é possível buscar crédito em instituições financeiras, sempre lembrando que as parcelas devem ser pagas com os resultados.
Seguindo essas dicas, você consegue agregar valor às atividades empresariais e melhorar seus resultados. Mas, como vimos, isso também passa pelo cálculo dos investimentos.
Gestão financeira: Cálculo de investimentos
Como já vimos, seu negócio só pode crescer se você fizer investimentos consistentes. Eles podem ser categorizados como desembolsos feitos para a aquisição de bens, como equipamentos, máquinas, veículos, ferramentas etc. Os investimentos também podem ser usados para capacitações e treinamentos. Nesse caso, são chamados de operacionais.
Outra possibilidade é usar sobras de caixa e lucros para expandir o patrimônio da organização. Isso pode ser feito por meio da aplicação de dinheiro em fundos de investimento ou na compra de ações de outras empresas, por exemplo. Nessa situação, os investimentos são chamados de financeiros.
Você pode apostar em qualquer uma dessas categorias. Apenas precisa analisar fatores externos e internos, como o crescimento do mercado, o segmento em que a empresa atua, taxas de retorno de cada investimento etc.
O importante é que você faça o cálculo dos investimentos realizados, ou seja, utilize indicadores que permitam analisá-los. Os principais indicadores são:
Taxa Interna de Retorno (TIR)
Apresenta a taxa de retorno do investimento realizado, ou seja, a rentabilidade do projeto. Para interpretar o resultado da TIR, é preciso compará-la à Taxa Mínima de Atratividade (TMA), que indica o percentual mínimo que o projeto deve oferecer de retorno. O cálculo da TIR deve ser feito com uma calculadora financeira ou por meio de planilhas eletrônicas.
Quando a TIR for:
Maior que a TMA, o investimento é atrativo;
Igual à TMA, o investimento é indiferente;
Menor que a TMA, o investimento não compensa economicamente.
Valor Presente Líquido (VPL)
É a fórmula utilizada para calcular o valor presente dos pagamentos futuros, fazendo o desconto da taxa de custo de capital que foi determinada. O VPL existe, portanto, porque o dinheiro do futuro não vale a mesma coisa que o recurso que se tem no momento.
A taxa de custo de capital que deve ser descontada é definida com base em fontes confiáveis. A principal é a Selic, taxa de juros básica determinada pelo Banco Central.
Se o valor do VPL for, por exemplo, de R$ 17 mil, o investimento vale a pena se tiver um valor abaixo disso.
Payback
Esse último indicador aponta o prazo para que o lucro acumulado se iguale ao investimento inicial. O resultado é apresentado em dias, meses ou anos.
O payback considera o fluxo de caixa livre acumulado, que representa a soma dos fluxos de caixa da projeção. Caso o investimento seja novo, é normal que os primeiros meses tenham valores negativos, que vão se transformando em positivos com o passar do tempo.
Os resultados positivos mostram quando a empresa começou a lucrar com o investimento. Esse é o período em que o payback foi alcançado.
Administração de fluxo de caixa
Já ficou bem claro que a gestão das finanças das pequenas e médias empresas dependem diretamente da administração do fluxo de caixa. Basicamente, isso significa gerenciar adequadamente todas as entradas e saídas de recursos financeiros.
Muitas vezes, o fluxo de caixa é realizado em uma planilha simples. Esse método não está errado, mas pode acarretar erros. Por isso, recomenda-se usar um software financeiro, que permitirá gerar relatórios acurados e ter mais precisão na análise.
Nesse processo de avaliação, você precisa se atentar a uma série de elementos, como contas a pagar e a receber, estoque, cartão de crédito etc. Sempre que perceber a existência de um desequilíbrio na movimentação financeira, utilize os relatórios para verificar a necessidade de vender mais, receber com mais rapidez ou reduzir/parcelar os pagamentos.
Então, o que verificar em cada um dos elementos do fluxo de caixa? Veja a resposta:
Contas a receber
Esse é um dos elementos que mais interfere no fluxo de caixa. Por isso, vale a pena identificar os clientes que estão devendo e separá-los por grupos, como faixas de valores ou dias em aberto.
Crie uma estratégia de comunicação para cada um dos grupos. Por exemplo: telefonar para quem deve valores altos há mais de 60 dias e mandar apenas um e-mail para quem está devendo há pouco tempo. A dica é não se esquecer de ninguém.
Outro ponto relevante é oferecer diferentes métodos de pagamento para os clientes. Você pode ofertar o pagamento em dinheiro no caixa, parcelamento no cartão de crédito, à vista no débito etc.
Você também pode oferecer descontos para os clientes que pagarem antecipadamente. Esse é um recurso que costuma dar bastante certo.
Contas a pagar
Se a ideia das contas a receber é acelerar o processo para que o fluxo de caixa da sua empresa fique positivo, aqui o objetivo é segurar os recursos financeiros pelo tempo máximo que puder.
Isso não significa deixar de pagar alguma conta ou quitá-la depois do vencimento. Na verdade, é importante saber quais são as obrigações financeiras que você possui e gerenciar os prazos de pagamento. As contas básicas (como água, luz e telefone, por exemplo) podem ser mantidas em débito automático.
Em relação aos fornecedores, o ideal é tentar negociar para melhorar as condições de pagamento e estender os prazos. Uma possibilidade é acordar o pagamento parcelado sem juros, por exemplo.
Com o equilíbrio entre as contas a pagar e a receber, o fluxo de caixa consegue se manter positivo e você não precisa retirar recursos do capital de giro nem pedir empréstimos para honrar os compromissos.
Estoque
Mercadorias armazenadas em estoque são sinônimo de dinheiro parado. A gestão do estoque está atrelada ao gerenciamento financeiro porque os produtos sem giro são evitados e a empresa tem mais recursos financeiros em caixa.
O ideal é trabalhar com uma quantidade mínima de produtos estocados. Assim você consegue atender às demandas dos clientes e não perde vendas, mas também não fica com muito dinheiro parado, o que pode ser prejudicial para o fluxo de caixa.
Gestão financeira: Acompanhamento de DRE
Chegamos agora ao Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Esse é outro ponto que já mencionamos rapidamente ao longo deste post, mas que não foi explicado. Então, vamos nos focar nesse elemento.
A DRE é uma ferramenta simples, utilizada para melhorar os resultados das empresas. É um relatório que mostra um resumo econômico das atividades e indica se houve lucro ou prejuízo no período analisado.
Esse documento também é obrigatório uma vez ao ano, mas muitas empresas o utilizam mensalmente para subsidiar as tomadas de decisão administrativas e gerenciais devido ao detalhamento do resultado líquido e da comparação de custos, receitas e despesas.
Por fim, a DRE também mostra se o negócio tem a capacidade de gerar riqueza e melhorar os resultados mediante mudanças na gestão, além de apresentar o status atual da empresa.
A DRE obedece ao regime de competência, que prevê a inclusão de custos, receitas e despesas na data de ocorrência, ou seja, do fato gerador. Sua estrutura é composta por:
Receita de vendas subtraída de deduções e impostos, chegando à receita líquida;
Receita líquida menos custo variável de produtos vendidos, mercadorias ou serviços prestados, que chegam à margem bruta;
Margem bruta menos despesas variáveis, resultando na margem de contribuição;
Margem de contribuição menos gastos com pessoal e despesas operacionais, totalizando o Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização (EBITDA, na sigla em inglês);
EBITDA menos depreciação, amortização, exaustão e outras receitas e despesas, alcançando o resultado operacional;
Resultado operacional menos tributos (Imposto de Renda Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL), chegando ao resultado líquido.
Essa é a estrutura geral, mas alguns itens podem ser excluídos ou adicionados conforme a necessidade da empresa.
A DRE pode ser analisada de acordo com 2 parâmetros:
Análise vertical
Permite a verificação do percentual do quanto cada conta de despesas ou custos representa em comparação com a receita bruta. Com o tempo, é possível controlar se o percentual se manteve estável, quais itens estão impactando em excesso e quais ajustes são necessários.
Análise horizontal
Facilita a visualização da proporção entre a elevação ou a redução de custos, receitas e despesas em determinado período de tempo. A comparação é feita sempre com os resultados do mês anterior, o que permite avaliar a produtividade e a rentabilidade da organização e verificar se os índices estão melhorando.
Lucratividade e rentabilidade
O último ponto deste post é a diferença entre lucratividade e rentabilidade e como você deve utilizar esses conceitos. Você sabia que uma empresa pode ser lucrativa, mas não rentável?
Para ficar mais claro, vamos conceituar cada um desses elementos a seguir:
Rentabilidade
Apresenta uma visão mais ampla e está relacionada à capacidade que um estoque de produtos ou um investimento tem de gerar lucros. A ideia é saber se os ganhos obtidos com a ação superam o dinheiro investido na própria empresa ou no estoque.
É por isso que o simples aumento de vendas não significa crescimento da rentabilidade. Por exemplo: se uma mercadoria é vendida por um preço X e esse valor sofre um desconto após um tempo, as vendas podem aumentar, mas isso nem sempre gera um impacto positivo no faturamento. Nesse caso, o aumento das vendas acaba escondendo um problema de rentabilidade.
O cálculo desse índice deve ser feito pela seguinte fórmula:
Rentabilidade = Lucro líquido / Investimento x 100.
Por exemplo: se a empresa tem um lucro líquido de R$ 100 mil e um investimento de R$ 50 mil, a rentabilidade será de 200%.
A rentabilidade é um indicador analisado pelos investidores. Mas atenção! Uma empresa só será rentável se sua receita for mais alta que as despesas e os custos fixos.
Lucratividade
Essa é a relação feita entre o lucro líquido e a receita total da empresa. Sua fórmula é a seguinte:
Lucratividade = Lucro líquido / Receita total x 100.
Seu resultado mostra quanto o negócio ganhou com a venda de alguns produtos. Esse índice é importante para fazer a precificação de mercadorias, produtos ou serviços. Assim, é possível determinar os preços de maneira consciente e sabendo qual será a margem de lucro.
Isso significa que a lucratividade depende dos resultados das vendas e do lucro de cada item comercializado.
Juntos, lucratividade e rentabilidade mostram resultados financeiros complementares e que podem levar a outras interpretações, como a necessidade de recursos para continuar operando o negócio e o limite mínimo de dinheiro para que a empresa se mantenha em funcionamento.
Há inúmeras fábricas de embutidos no mercado, mas o que parece ser um negócio estagnado está cada vez mais promissor.
A conta é simples: o Brasil é o quarto país no mundo a comer mais carne bovina e o primeiro em exportação. São mais de 200 milhões de cabeças de gado, onde um quarto é abatido anualmente. Já a carne suína tem um consumo menor, mas nem por isso menos expressivo. São 2,4 milhões de cabeças, 600 mil toneladas de exportação e 3,2 milhões de toneladas abatidas por ano. Diante desses números, um negócio bem estruturado, que visa a comercialização de qualquer tipo de carne, pode ter muito sucesso.
O ramo alimentício é o último a ficar abalado com qualquer crise. As pessoas precisam se alimentar e, mesmo comprando menos ou produtos mais baratos, elas precisam consumir.
Como Começar
Como grande produtor de carnes bovinas e suínas, matéria-prima não falta para a fábrica de embutidos. As grandes indústrias ainda abocanham a maior fatia do mercado, mas o pequeno produtor pode conquistar o mercado pelas bases.
Para começar, é preciso conhecer o Regulamento de Inspeção Sanitária de Produtos de Origem Animal e o de Boas Práticas de Elaboração para Estabelecimentos Elaboradores de Alimentos, o Regulamento Técnico sobre as Condições Higiênico-Sanitárias. Os nomes são extensos, mas só conhecendo bem sua demanda é possível começar a procurar um local para instalar a fábrica.
Por se tratar de alimento, a fiscalização é rígida e o local precisa estar dentro do perfil informado e atender às suas solicitações. Dentre elas, de não estar em local com umidade para evitar qualquer tipo de contaminação do alimento, tanto como em vias com poluição, fumaça, possibilidade de enchente e poeiras. Não pode também estar próxima a vias públicas com casas, comércio e instituições. A fábrica tem que ter espaços na frente e laterais para circulação de carga.
A preocupação é importante, já que legislação e inspeção são muito rigorosas e um meio ambiente inóspito pode prejudicar os alimentos que ali estão sendo fabricados. Por isso, as zonas rurais são as mais indicadas.
A partir dessas premissas, conheça a concorrência, os possíveis pontos de vendas para colocação inicial dos produtos no mercado consumidor, facilidade de transporte, número de funcionários e maquinários, para calcular seu investimento inicial. Como são muitas as exigências, o valor tende a ser alto.
Pesquise também os fornecedores de matéria-prima e de embalagens. Essa parte é muito importante, já que será a base para o que será fabricado e saber sua procedência é fundamental. Mesmo que os valores sejam muito bem negociados, é a estrutura dos fornecedores o ponto relevante.
Em paralelo à locação da fábrica e de toda sua estrutura, ela deve estar registrada no Ministério da Agricultura e Inspeção Estadual, para que os produtos possam passar por uma análise técnica e química, até ser aprovado para comercialização. Também deve ser feito o registro em marcas e patentes, para que o nome escolhido esteja garantido na lei.
Fábrica de embutidos pode ser MEI?
Sim, uma fábrica de embutidos com CNAE 1013-9/01 – Fabricação de produtos de carne, pode ser MEI.
Cuidando dos Detalhes
A lista de equipamentos para fabricação de embutidos é minuciosa, dentre moedores de carne, câmeras frigoríferas, embutidoras e balanças. Os funcionários que irão manuseá-los precisam de experiências e cursos no ramo, para garantir o diferencial do negócio.
Os embutidos foram criados a partir da necessidade de preservação de carnes. Não se sabe a época exata, mas há obras literárias gregas que fazem referências a salsichas, presunto e linguiças.
Ao pensar numa fábrica de embutidos, é necessário saber que tipo de produto será feito ali e de seus processos, que não são tão simples e requerem cuidados especiais. O embutimento em si acondiciona massa de carne em tripa, usando técnicas como a cura para proteger seu conteúdo de bactérias.
A cura usa o sal para conservar o produto e também dar mais sabor e textura. A forma mais tradicional é a que esfrega o sal e especiarias na carne, mas há também a cura úmida, que envolve a carne numa solução de salmoura e especiarias. Ambas mantêm a qualidade do sabor.
O embutido é composto por carne, gordura, sal, açúcares, nitratos e nitridos, especiarias variadas e as tripas que encobre o produto. São classificados em cárneo cozido, cárneo cru, cárneo curado, cárneo curado cozido e cárneo curado cru.
Dentro dos ingredientes da matéria-prima há as tripas, que servirão para embutir o produto fabricado, e podem ser artificiais ou naturais. As tripas naturais são geralmente de origem suína e bovina. Já as artificiais são feitas de celulose e colágeno. Independente da escolha, ambas precisa passar por um processo de higienização adequado, além da secagem, cura com sal e nova hidratação.
Portanto, conhecer bem os procedimentos permite dar ao seu produto um gosto diferenciado, que pode se destacar no mercado pela sua qualidade e sabor, seja salsichas, linguiças, salames, presuntos, mortadelas, entre outros.
Uma gestão empresária segura
Independente do tipo da empresa, a administração costuma ser o momento mais complexo para o empresário. Não pela tomada de decisões, mas da necessidade de ter o máximo de controle e de detalhes sobre tudo, inclusive números. Logística, estoque, folha de pagamentos, impostos e tudo o mais que precisa estar organizado e devidamente calculado para a empresa funcionar.
A solução pode ser o software eGestor, que atua como um gestor empresarial, com excelente custo-benefício e ferramentas que englobam todos os setores da empresa.
Sem necessidade de instalação, o software salva as informações em nuvens com o máximo de segurança. Não há riscos de perder os dados por um vírus ou equipamento danificado. Seu manuseio é simples e autoexplicativo, para usar seus recursos de controle financeiro, fluxo de caixa, controle de vendas de produtos e serviços, controle de estoque, nota fiscal eletrônica e emissão de relatórios.
Toda indústria precisa ter um processo de controle de produção organizado e alinhado com as necessidades e demandas da empresa. Esse controle ajuda a empresa a fazer o planejamento de quanto produzir e do que produzir, além de auxiliar a empresa a produzir o máximo com o melhor aproveitamento de recursos.
Todo empresário sabe que o planejamento é fundamental em todas as áreas de uma empresa. E com a produção não é diferente.
Nesse texto vamos explicar o que é controle de produção, porque ele é importante e o que você pode fazer para manter o da sua empresa sempre organizado.
O controle de produção é o gerenciamento de todas as atividades que envolvem a produção de um produto, Como, por exemplo, o que será produzido, com que recursos, quando, e em que ordem. Assim, o controle de produção conta com informações organizadas sobre todo o processo de produção.
Além disso, o controle de produção também serve para decidir em que quantidade produzir e para onde vai esse produto.
Ele também pode ser chamado de PCP, sigla para Planejamento e Controle de Produção.
Controle de produção
Quais são os tipos de controle de produção?
Existem 4 diferentes tipos de controle de produção, mas o uso de cada um depende de qual etapa da produção o gestor deseja avaliar.
Controle do plano de produção
O controle de produção está relacionado com a verificação da eficiência atual do processo produtivo, mão de obra utilizada, equipamentos e tempo necessário para produzir.
Controle das quantidades produzidas
O controle das quantidades produzidas é um controle feito após o processo estar concluído. Ele avalia os insumos utilizados, a qualidade do que foi feito, quanta matéria prima a empresa utilizou e qual foi o índice de cumprimento das ordens de produção.
Controle dos estoques
O controle dos estoques é um dos tipos de controle de produção que tem como objetivo realizar a organização do estoque de insumos durante todo o processo produtivo. Além disso, um índice muito utilizado durante o controle dos estoques é o de rotação dos estoques.
Controle das datas de término
O controle das datas de término está relacionado ao controle de prazos e se tudo foi feito dentro do tempo determinado para a produção.
Quais são os pilares do PCP?
O controle de produção se baseia em 4 pilares que sustentam toda a organização desse processo. Segundo a literatura de engenharia de produção, esses 4 pilares ajudam a empresa a direcionar melhor o tempo e os recursos em cada etapa do processo. Assim, eles também estão muito ligados aos objetivos do controle de produção.
Infográfico pilares do Controle de produção
Programação – quando produzir? É a primeira etapa, onde se define quais produtos serão produzidos e quando devem ser produzidos. Além disso, também é planejado quais recursos serão necessários para o que foi definido a ser produzido.
Carregamento – quanto e onde produzir? É o momento onde se define a capacidade que os cargos e as máquinas possuem.
Sequenciamento – qual é a ordem de produção? Essa etapa define quais as etapas do processo produtivo pelo qual os produtos passarão. Isso é muito importante visto que alguma falha ou troca de etapa no processo pode expor a produção a riscos.
Monitoramento – a execução está seguindo a ordem de produção? Nessa etapa é avaliado se o que foi definido nas fases de programação e carregamento estão sendo cumpridos.
Como fazer o controle de produção
Planilha de controle de produção
Um dos primeiros passos para se fazer um bom controle de produção, e também um dos mais importantes, é fazer o planejamento e controle das matérias primas da produção. Ou seja, saber exatamente a quantidade utilizada em cada produto, e também as unidades de medida é essencial para uma otimização do processo.
Uma das maneiras de fazer é usando uma planilha de controle de produção. Com essa planilha é possível controlar a entrada de insumos no estoque e a saída, conforme a utilização. O maior benefício do uso da planilha de controle de produção é que essa saída do estoque é feita automaticamente à medida que as matérias primas são utilizadas, através do uso de fórmulas de produção.
Sistema de controle de produção
Ainda que a planilha seja uma ótima forma de fazer o controle de produção, a melhor ferramenta de auxílio no controle de produção é um sistema de gestão que realiza o controle de produção, calculando o estoque, a matéria prima e os produtos finais.
Esse é um nível acima do uso de planilhas quando se fala em gestão e controle de produção. Isso porque um sistema de gestão possui um controle automatizado de estoque de insumos, o que proporciona uma organização muito mais eficiente para sua empresa.
Além disso, com um bom sistema de controle, é possível fazer a otimização de diversos outros processos de gestão financeira e operacional.
Qual é a função do PCP?
A função do planejamento e controle de produção é levar a empresa a melhor otimização possível do processo produtivo.
Isso significa que seu objetivo final, através das diversas etapas do processo de controle, é ajudar a empresa a produzir o máximo possível com o menor custo possível, segundo sua demanda. Ou seja, utilizar apenas os recursos necessários, evitando desperdícios, mas também garantindo que nunca faltem insumos para produzir.
Benefícios do PCP
O maior benefício de um controle de produção bem realizado é que ele garante que as atividades sejam executadas no tempo previsto, com os materiais adequados e na quantidade esperada. Garante ainda que o produto final seja entregue com sucesso ao cliente certo. Mas, além disso, há outros benefícios:
Suporte para decisões mais assertivas
Melhores resultados finais
Maior compatibilidade entre produção e vendas
Processo de produção sistematizado
Redução de custos, desperdícios e tempo ocioso
Melhor gestão financeira;
Mais controle dos pedidos;
Redução de custos;
Menos atrasos;
Menos desperdício;
Produtividade máxima;
Facilidade na elaboração de relatórios de desempenho.
Porque o controle de produção é importante para a minha empresa?
Ter todas essas informações detalhadas possibilita que o gestor faça uma boa previsão e controle dos recursos operacionais dessa produção. Dessa forma, é possível otimizar os processos para obter melhores resultados.
Além disso, um bom controle de produção ajuda a garantir a padronização dos produtos e a eliminar gargalos nas diversas etapas do processo. Dessa forma, ele aumenta o controle sobre as operações e possibilita que o gestor pense antecipadamente em soluções para possíveis problemas.
Quais são as etapas do processo de controle de produção?
Uma boa estratégia de controle de produção deve envolver todos os setores da empresa que se relacionam direta ou indiretamente com a área de produção, não só a fábrica, como também as áreas de compra, venda e estoque, por exemplo.
O primeiro passo é garantir um bom diálogo entre todos esses setores para entender a rotina de trabalho e as principais demandas. Assim, ao pensar no controle de produção tudo isso deverá ser organizado e levado em conta.
Depois dessa conversa entre as áreas, o planejamento de controle de produção pode ser feito em etapas:
Previsão da demanda
Nessa etapa o gestor deve levar em conta as previsões de demanda de curto, médio e longo prazo, analisando o mercado e os fatores que interferem nele.
A previsão deve levar em conta questões como se a empresa depende de um produto que tem mais demanda, ou se há algum produto que oscila mais nas vendas. Isso vai ajudar em decisões de curto prazo, como o estoque a ser mantido, ou também de longo prazo, como o desenvolvimento de novos produtos.
Planejamento da capacidade produtiva
Essa etapa tem o objetivo de verificar se é preciso aumentar ou diminuir a produção atual. É nessa etapa que o gestor deve levar em conta a administração de materiais disponíveis e se precisa fazer investimentos em infraestrutura, por exemplo. Também é preciso avaliar a necessidade de contratar mão de obra ou realizar demissões. Ou seja, se deve ter um planejamento completo da capacidade de produção.
Planejamento agregado da produção (PAP)
O objetivo do planejamento agregado da produção é traçar um plano para todo ano sobre o processo produtivo. Por isso, esse plano precisa conter diretrizes sobre pontos como:
Volume de produção necessário
Necessidade de mão de obra
Quantidade de estoque necessário a ser mantido
Contratos de fornecedores
Contratos de logística
Definir estratégias
O gestor deve tomar decisões sobre o volume da produção, definido nas etapas anteriores. É a hora de pensar se serão necessárias horas extras e avaliar a necessidade de contratação/demissão de pessoal, entre outros. O planejamento agregado da produção costuma ser anual, mas uma boa dica é fazer um alinhamento mensal para garantir que tudo está saindo como o previsto.
Plano mestre da produção (PMP)
Essa é a fase operacional, onde se define os recursos que vão garantir a produção da quantidade necessária do produto no curto prazo. Por isso, nessa etapa é preciso haver um detalhamento muito maior sobre tudo o que foi planejado na etapa anterior.
O objetivo é que os envolvidos tenham um informações de nível tático e operacional relacionado a decisões sobre objetivos de curto prazo.
Programação Detalhada da Produção
Apesar de já ter feito um planejamento detalhado nas etapas anteriores, é nessa etapa que o gestor vai olhar diretamente para o chão de fábrica. Assim, ele pensa na prática da operação do dia a dia, levando em conta fatores como emissão e liberação de documentos. Nessa etapa é a hora de planejar:
Essa é a última etapa onde, estando todos os processos produtivos organizados e detalhados, o gestor vai conseguir olhar para a produção como um todo. Então, a partir disso ele consegue gerar dados, identificar os gargalos e fazer os ajustes necessários, pensando em estratégias para manter sempre a produtividade máxima.
Monitorar os resultados
Agora é a hora de ver se tudo saiu como o planejado. E, independente de o resultado ser satisfatório ou não, é hora de fazer um novo planejamento. Assim, é possível utilizar como base o que foi obtido a partir do anterior.
Perguntas frequentes sobre o controle de produção
O que é o PCP e para que ele serve?
O PCP (Planejamento e controle de produção) é a organização de todo processo de produção dentro de uma indústria. Ele serve para garantir que a utilização dos recursos da empresa estejam sendo utilizados da maneira mais otimizada possível.
Quais são as perguntas do PCP?
As perguntas principais às quais o PCP se propõe a responder são:
Quando produzir?
Quanto e onde produzir?
Em que ordem produzir?
A execução está sendo conforme o que foi planejado?
Quais são os 4 pilares e objetivos do PCP?
Os 4 pilares do controle de produção também estão ligados aos objetivos que esse método visa atingir, sendo eles:
Programação
Carregamento
Sequenciamento
Monitoramento
Qual é o principal objetivo do Controle de Produção?
O principal objetivo do controle de produção é ajudar a empresa a produzir mais com menos recursos e no menor tempo possível.
O que é um gargalo na produção?
Um gargalo é uma falha em algum ponto do processo que faz a produção parar. Um bom controle de produção serve para eliminar, ou ao menos minimizar esses gargalos.
O que é o sistema MRP?
MRP é a sigla em inglês para “Manufacture Resource Planning”, ou em português, Planejamento das Necessidades de Materiais. É um sistema de organização do estoque de insumos para a produção, a fim de que não sobre nem falte recursos para produzir.
Como a tecnologia pode me ajudar?
A indústria tem passado por muitas transformações nos últimos anos. Hoje, a tecnologia é uma grande aliada no processo de controle de produção.
A utilização de softwares com sistemas integrados tem tido um impacto bastante positivo na produtividade das empresas. Isso porque ela possibilita uma comunicação eficiente entre todas as áreas envolvidas no processo de produção.
Além disso, ao informatizar as informações, o gestor garante que elas não serão perdidas e que os responsáveis de cada área tenham acesso a elas, integrando todas as etapas em ferramentas automatizadas e eficientes.
O uso de softwares específicos também facilita o processo de planejamento, já que a maioria deles faz o trabalho pesado de organizar e analisar os dados disponíveis. Ou seja, além de mais segurança, a tecnologia tem trazido mais praticidade para todas as etapas do controle de produção.
Ferramentas de suporte ao PCP
Apesar do processo de planejamento e controle da produção parecer bastante complexo e extenso, algumas ferramentas ajudam a realizar uma organização das tarefas e implementar melhorias no processo.
Algumas delas servem para otimizar processos, já outras para implementar melhorias nos setores envolvidos na produção.
Kanban
O Kanban é um método de organização visual onde as tarefas são divididas segundo seu estado atual no processo produtivo em um quadro. Para isso, é possível utilizar com diferentes cores para identificar as tarefas. sendo:
Por fazer
Em execução
Concluído.
Esse sistema dá maior fluidez para a realização das tarefas dentro da produção. Isso porque esse auxílio de referências visuais ajuda os envolvidos na produção a saber o estado atual de cada etapa do processo.
Para aplicar um Kanban no controle de produção, é necessário colocar murais ou softwares com ação semelhante que fiquem visíveis para todos os funcionários que desempenham alguma função na linha de produção.
Six Sigma
Esse é um método de avaliar a qualidade dos processos da empresa. Nele são utilizados métodos de avaliação dos resultados segundo critérios qualitativos e quantitativos, onde são atribuídos níveis de qualidade de 1 sigma até 6 sigmas.
Os níveis significam uma escala de qualidade, onde 1 é considerado o mais baixo, com o maior número de falhas no processo. Já o nível 6 é considerado ideal, com o percentual de excelência de quase 100%.
Kaizen
O Kaizen deriva de uma expressão japonês que significa: ’mudança para melhor’. O método é fundamentado na ideia de ações de melhoria contínua em todos os setores da empresa.
No entanto, a ideia ao se usar ele no controle de produção é a implementação de pequenas melhorias visando o longo prazo, e não grandes mudanças de curto prazo buscando resultados imediatos. Dessa forma, o processo produtivo pode melhorar sem a necessidade de alterações na estrutura organizacional.
Capital de giro é o valor que a empresa possui disponível para pagar suas despesas operacionais e serve para manter a empresa aberta e circulando. Isso inclui as mercadorias prontas para a venda, as que ainda estão em produção; os valores em caixa, no banco; e recebimentos dos clientes. Por isso é importante sempre estar atento á necessidade de capital de giro.
O capita de giro serve para que o capital flua. Explico: quando se compra algo com a ideia de vendê-lo, é colocado um valor mais alto. Consequentemente, esse valor recebido com a venda desse produto servirá para manter a empresa e para a compra de outros produtos, garantindo que esse ciclo continue. Por isso, é preciso manter um cuidado sobre qual a necessidade de capital de giro da sua empresa.
Toda empresa deve ter um controle financeiro. Essa é uma das partes mais importantes da administração. E com o controle desse tipo de informação é possível saber quando investir e quando cortar gastos. Uma análise geral do ciclo financeiro e do balanço patrimonial garante que seu capital de giro esteja sempre atualizado. Dessa forma identificando quando e, se há necessidade de capital de giro.
Mas se você não sabe como calcular e nem como analisar essa necessidade, é possível que em algum momento do futuro você precise de um empréstimo ou de um financiamento. E isso pode não ser tão bom.
O que é Necessidade de Capital de Giro (NCG)?
A necessidade de capital de giro (NCG) é o montante mínimo que uma empresa deve ter em caixa. Esse valor serve para manter a empresa funcionando. Assegurando as operações necessárias dentro da empresa.
Quando o cálculo tem um resultado negativo, indica que há necessidade de fontes externas de capital de giro. Se o cálculo gera um resultado positivo, indica que o fluxo financeiro da empresa, provavelmente, está de acordo com o planejado.
Como calcular a necessidade de capital de giro
A principal fórmula para calcular o capital de giro líquido de uma empresa é diminuir os passivos circulantes dos ativos circulantes. Ou seja:
CGL (Capital de Giro Líquido) = AC (Ativos Circulantes) – PC (Passivos Circulantes)
Sendo os ativos circulantes o financeiro atual da empresa. Como valores em caixa e no banco, por exemplo. Já os passivos circulantes englobam suas contas a pagar. Como salários e fornecedores.
Mas o cálculo da necessidade de giro é diferente. Ele é influenciado por alguns fatores e pode ser calculado de formas diferentes. Sendo tanto pelo balanço patrimonial, que dará o valor em caixa disponível. Tanto pelo ciclo financeiro, que resultará no tempo necessário para o pagamento dos fornecedores.
De acordo com o balanço patrimonial
O cálculo da necessidade de capital de giro de acordo com o balanço patrimonial está relacionado diretamente com os ativos e passivos circulantes. Dentro dos ativos circulantes se encaixam as dívidas de clientes, e o valor em caixa, por exemplo. Já que são os valores monetários que a empresa tem. Por sua vez, o passivo circulante são as dívidas da empresa. Sejam elas dívidas de fornecedores, salários a pagar, entre outras.
Sendo assim, a fórmula do cálculo será a seguinte:
Mas há uma forma mais simplificada de fazer esse cálculo. Utilizando assim, apenas os valores de contas que a empresa irá receber somado ao valor total do estoque, e diminuindo desse valor as contas que deverão ser pagas.
NCG = Contas a Receber + Estoque – Contas a pagar
Dessa maneira é possível identificar valores em moeda que estão faltando ou sobrando no período de tempo calculado.
Assim, se o resultado desse cálculo for um valor negativo, há necessidade de buscar capital de giro fora da empresa.
De acordo com o ciclo financeiro
A principal fórmula para calcular a NCG pelo ciclo financeiro é diminuir os prazos médios de pagamentos pelos prazos médios de recebimento. Assim:
NCG = Prazos médios para recebimento – Prazos médios para pagamento
Mas, para fazermos esse cálculo, precisamos saber o que são e quais são os prazos.
Prazo médio de pagamento
O prazo médio de pagamento é o tempo mediano entre a data de uma compra e o pagamento feito ao fornecedor. A fórmula do PMP é:
E logo em seguida, a fórmula para chegar ao valor das compras:
Compras = CMV – Estoque inicial + Estoque final
Além dessa forma para calcular o prazo médio de pagamento, há outra opção:
PMP = Dívidas com fornecedores / Valor das compras brutas x 360
Prazo Médio de Recebimento
É a média ponderada entre o prazo dado aos clientes e o valor das vendas, respectivamente.
PMR = (Valor 1 x Prazo 1) + (Valor 2 x Prazo 2) + (Valor N x Prazo N) / (Valor 1 + Valor 2 + Valor N)
O cálculo pelo modo do ciclo financeiro lhe dará um resultado em forma de tempo. Ou seja, o período de tempo que a empresa tem sem a necessidade de capital de giro de fora.
Esse método serve especialmente para empresas que realizam vendas a prazo. Já que os prazos e os valores dos pagamento são diferentes.
NCG negativo
O resultado do cálculo de necessidade de capital de giro negativo só pode significar uma coisa: a empresa precisa de entrada de capital financeiro de fora.
Esse valor que o negócio precisa será para ajustar o financeiro. Dando fôlego para que seja possível pagar as contas da empresa e fazer o financeiro voltar a girar.
NCG positivo
Quando o cálculo da NCG resultar em um valor positivo, não existe necessidade de capital de giro externo. Inclusive, o produto deste cálculo será o quanto sua empresa terá para investir. Seja em outros negócios, em novos maquinários ou também melhorias na infraestrutura, por exemplo.
Qual a importância de medir a necessidade de capital de giro?
Depois de todos esses cálculos feitos e todas as análises, é possível entender o que sua empresa está precisando.
Sem essa análise, não é possível identificar para onde sua empresa está indo. E sem essa informação, não será possível contornar a posição que o negócio se encontra. Seja ela uma posição negativa ou estagnada.
Caso se encontre em uma situação em que o resultado do cálculo de NCG seja negativo, será preciso a busca por empréstimos. O que vem com juros altos e longos prazos.
E mesmo que a sua NCG esteja positiva, nem sempre quer dizer algo bom. Sua empresa pode não estar no vermelho, mas também pode não estar crescendo o que pode crescer. Um resultado positivo no cálculo da NCG abre espaço para novos investimentos. Basta identificar em que área será mais rentável e, se ela se encaixa na sua área de conhecimento.
Planilha controle financeiro
E se mesmo com a explicação os cálculos ficarem complicados, há outra alternativa. O sistema eGestor disponibiliza planilhas que irão lhe auxiliar a manter controle dos dados do seu negócio. Sejam eles de controle de estoque, de gestão de fluxo de caixa, de vendas e de financeiro.
A nossa planilha de controle financeiro traz em suas planilhas internas uma previsão de NCG. Juntamente com um gráfico desse cálculo. Além disso, essa planilha de controle financeiro pode lhe auxiliar com os lançamentos e previsões de caixa e banco e gráficos sobre eles.
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
