Aprender como montar uma gráfica é um desafio instigante. Trata-se de um negócio que apresenta uma característica híbrida de atividade industrial e prestação de serviços direto ao consumidor. Ela demanda um cuidado especial, ao mesmo tempo, com a qualidade da matéria-prima, processos, tecnologia, atendimento e relacionamento, o que, também, oferece margem à construção de diferenciais competitivos.
Basicamente, a gráfica é uma prestadora de serviços que, por meio de um processo industrial, imprime tinta no papel ou em outros materiais, por meio de processos tecnológicos, produzindo livros, jornais, cadernos, folders, material de papelaria, cartões e outros produtos gráficos.
Além disso, uma gráfica pode oferecer serviços agregados à atividade principal, como serviços de pós-impressão (encadernação, acabamento, dobraduras, colagem e efeitos) e de arte (arte final, fotolito e gravação de chapa).
Nesse segmento, há alguns fatores que devem ser levados em conta para a construção de diferenciais competitivos e até mesmo para a própria sobrevivência do negócio:
Localização
A localização de sua gráfica deve estar ligada diretamente a definição do público alvo o qual se deseja atingir. Se você quer atender a empresas, por exemplo, procure uma área industrial de sua cidade.
Muitos empresários deste ramo, também costumam montar as suas gráficas perto de escolas e universidades, já que a demanda de serviços para estudantes e professores é garantida.
Em ambas as situações, é absolutamente necessário estudar as gráficas que já atuam na localidade escolhida, e identificar os pontos fortes e fracos dos concorrentes, de forma a encontrar um diferencial para o seu empreendimento.
Além de estar situada próxima de seu público alvo, é essencial que a sua gráfica esteja em um local de fácil acesso para clientes e fornecedores, e que possua um alto fluxo de pessoas e veículos.
Que tipo de serviço será prestado por sua gráfica?
Uma gráfica pode oferecer os mais variados tipos de serviços, como impressões, apostilas, banners e muitos outros. O problema é que muitos empresários ingressam nesse ramo sem ter total conhecimento de todo o ramo de possibilidades que pode ser oferecido por uma gráfico, e acabam prestando um serviço extremamente limitado.
Por isso, antes de tirar o seu empreendimento do papel, é importante fazer um estudo aprofundado do mercado, conversar com pessoas que já possuem experiência no ramo e qualificar-se a respeito dos diferentes serviços de uma gráfica.
Se não possuir esse conhecimento, comece com os serviços básicos de cópias, impressões e encadernamentos, dentre outros, e pense na ampliação de sua atividade a um médio ou longo prazo.
Capital de giro e crédito – O financeiro de como montar uma gráfica
Estima-se que o capital de giro empregado deva ser superior a 50% do valor inicial do investimento. Em outras palavras, para montar uma pequena gráfica, o custo, incluindo, além do capital de giro, o estoque inicial de matéria-prima, está na casa dos R$ 200 mil.
A informação mais importante, todavia, é que um dos ativos mais importantes nesse negócio é a capacidade de atender com rapidez às encomendas, uma vez que o mercado gráfico é muito competitivo e cada detalhe pode fazer a diferença.
Tão ou mais importante é a empresa ter acesso a capital para investimento. A razão é a demanda tecnológica e a necessidade de reciclar equipamentos para não ficar para trás perante a concorrência.
Como abrir uma gráfica
Qualidade da matéria prima, tecnologia e capital intelectual de uma gráfica
Parecem elementos muito distantes, mas estão todos ligados ao processo industrial.
É fundamental que o empreendedor conheça bem o ramo de impressão, porque há uma série de variáveis envolvidas na qualidade do resultado apresentado ao cliente.
Do ponto de vista tecnológico, é preciso ficar atento à evolução dos equipamentos, sobretudo no que diz respeito à qualidade do resultado da impressão e à capacidade de reduzir os custos do processo.
O capital intelectual também é vital. O empreendedor deve ter conhecimentos sobre a matéria-prima. Há variações de tipo de papel e efeitos possíveis na impressão, a partir da combinação com o tipo de tinta, tratamento químico e outros fatores. Além disso, é preciso conhecer o funcionamento dos equipamentos em sua plenitude.
É fundamental, ainda, que a matéria-prima seja de qualidade, o que demanda a construção de um mix satisfatório de fornecedores, onde se possa conciliar os fatores preço e qualidade.
Fecha essa equação a necessidade de automação dos processos de controle de vendas e estoque, base do controle do giro de estoque e ferramenta de tomada de decisões, sobretudo em um segmento que trabalha com uma diversidade enorme de matérias-primas e precisa estimar o melhor fluxo de reposição das mesmas.
Uma solução simples oferecida pelo mercado é o eGestor, uma ferramenta totalmente online, que permite, além do controle de vendas e estoque, também do fluxo de caixa, das finanças e emissão de notas fiscais.
Muita atenção à comunicação
O primeiro ponto a ser levado em conta quando falamos em como abrir uma gráfica é a qualidade dos materiais de divulgação. Vale lembrar que estamos falando de uma gráfica e a qualidade desses materiais fará toda a diferença na impressão que o cliente terá da empresa.
Outro ponto importante é a preparação da estratégia e da equipe de venda. Dentro desse ramos de negócios, as vendas pessoais, ou por telefone, ainda são o caminho mais eficaz.
É preciso buscar as oportunidades corretas e agarrá-las quando se apresentam. Tudo que está sendo abordado é comum à maioria das empresas do segmento, independente de tamanho, tipos de serviços prestados ou público a que se destinam.
No entanto, é preciso que o esforço de venda seja direcionado corretamente ao público a que os serviços oferecidos se destinam. É preciso para isso, que a empresa tenha muito claro quem é o seu público, no sentido de treinar a equipe de vendas.
O treinamento deve ter, ainda, outro enfoque fundamental. Se o resultado é sempre o mesmo, ou seja, produtos impressos, o processo é complexo e envolve conhecimento.
O vendedor deve ter esse conhecimento para orientar corretamente o cliente e evitar perda de tempo com promessas que não serão cumpridas.
Relacionamento com os clientes
É importante que a palavra seja cumprida. Os prazos e a qualidade prometidos devem ser cumpridos. Uma empresa como uma gráfica vive de reputação.
É melhor não aceitar a encomenda do que perder o cliente e ainda criar uma imagem negativa no mercado.
Quando é difícil perceber a diferença entre essa e aquela empresa, tem preferência quem errar menos. Construir relacionamento de longo prazo depende disso.
Responsabilidade ambiental
Poderia ser dispensável lembrar desse pormenor. O fato do negócio gráfico envolver processos industriais já diz tudo, mas há um diferencial real que pode ser usado, que é deixar claro para os clientes a origem das matérias-primas empregadas no processo de produção. Por exemplo, causará boa impressão se elas vierem de áreas de reflorestamento.
Outros aspectos do negócio
Dados recentes dão conta de que a indústria gráfica brasileira emprega mais de 200 mil pessoas. São aproximadamente 19 mil gráficas no país.
Apesar disso, o volume de importações totaliza US$ 369 milhões, superior ao volume de exportações, na casa dos US$ 255 milhões, o que indica que há um espaço para novas empresas e para crescimento.
Estrutura e normas técnicas
Ao montar uma gráfica, é preciso atentar para a necessidade de apoio técnico profissional. Questões como ruído emitido pela empresa, tipo de equipamentos empregados na produção e público-alvo serão fundamentais para definir se a empresa deve se instalar numa área industrial ou comercial.
Aspectos como acessibilidade, estacionamento e infraestrutura para o trânsito de matérias-primas devem ser levados em consideração.
Para montar uma gráfica pequena, segundo o Sebrae, o espaço necessário é de 500 m². A estrutura a ser distribuída nesse espaço contém balcão de atendimento, almoxarifado, sala de produção, administração, recebimento e expedição.
A quantidade de equipamentos é bastante abrangente, envolvendo maquinário de montagem gráfica, impressora tipográfica, impressoras offset, guilhotina, grampeador elétrico, serrilhadeira, picotadeira, numerador tipográfico, gravadora de chapas, produtos químicos, pó revelador, limpador de chapa, restaurador de banquetas, solução de fontes, fotolitos, desktop e programas especializados de design, além de equipamentos para serviços agregados.
Para operar toda essa maravilhosa engrenagem são necessários doze colaboradores, distribuídos pela produção, administração e vendas.
Evidentemente há outros aspectos específicos e gerais a serem levados em conta, mas as variáveis abordadas acima dão uma boa visão das possibilidades e desafios envolvidos nesse segmento de negócios.
Gráfica pode ser MEI?
Não, uma gráfica com CNAE 7410-2/99 – Atividades de design não especificadas anteriormente, não pode ser MEI.
Há mais de duas décadas que o debate sobre a sustentabilidade tem só crescido no mundo dos negócios. O que começou como “crescimento econômico” se tornou “crescimento sustentável”, e depois evoluiu para “sustentabilidade”. Esse conceito dá a ideia de que o crescimento econômico deve ocorrer pensando no futuro das próximas gerações.
O papel é um dos vilões quando se trata de sustentabilidade no mundo organizacional. Mas você percebe que mesmo assim a papelada dentro das empresas não está sendo reduzida? Qual será o motivo dessa resistência? Muitos acreditam que a burocracia seja a principal culpada. Principalmente no Brasil, a necessidade de vários documentos para executar qualquer tarefa contribui para que a papelada só aumente.
Isso vai à contramão das ideias de sustentabilidade. Por isso, nas empresas mais modernas, cada vez mais o papel perde espaço não só em prol do planeta, mas também pelas facilidades proporcionadas por sistemas informatizados.
Antes, salas inteiras eram destinadas apenas para arquivos. E você acredita que isso ainda ocorre em algumas organizações? Incorporar práticas sustentáveis em sua empresa não é só sinal de modernidade. Além de valorizar a sua imagem perante os clientes, você passa a ser visto como um empreendedor de sucesso.
Não entendeu o motivo disso? Vamos lhe contar os três segredos para ser um empreendedor de sucesso ao adotar a causa “empresa sem papel”. Se interessou? Então, vamos lá!
Um empreendedor de sucesso escolhe ter um negócio sustentável
O seu negócio é sustentável? Já ouviu falar sobre o tripé da sustentabilidade empresarial? Ou Triple Bottom Line, ou ainda People, Planet, Profit? Para responder a essa pergunta, você precisa passar por outras três questões relacionadas às esferas ambiental, social e financeira. São elas:
Meu negócio cuida do planeta ou ajuda a destruí-lo?
Meu negócio respeita a dignidade humana, proporciona condições saudáveis de trabalho, respeita os direitos dos trabalhadores e da comunidade ao redor?
Meu negócio apresenta equilíbrio econômico? Ou seja, como está a saúde financeira da empresa?
Após passar por essas três questões, você saberá se a sua empresa está alinhada no quesito tripé da sustentabilidade.
Se você tem usado rios de papel, saiba que você pode melhorar isso e ainda ganhar o selo de amigo do planeta. Além de ocupar muito espaço dentro das empresas, a produção de papel é feita com a destruição da natureza. Nos últimos anos, algumas alternativas têm sido criadas para reduzir o desmatamento, como o papel reciclável, mas elas acabam perdendo a força.
A melhor alternativa é informatizar os processos. Está passando da hora de você dar adeus a essa papelada, que não combina com você e nem com o seu negócio. Mas se você acha que contratar um serviço de software é um privilégio das grandes empresas, saiba que não é mais assim.
O movimento chamado popularização da tecnologia fez com que os avanços tecnológicos fossem acessíveis a todo tipo de negócio, desde pequenos até grandes. Desse modo, hoje em dia existem softwares de gestão de documentos que são feitos pensando na sua empresa.
Um empreendedor de sucesso adota a empresa sem papel
A figura do empreendedor sempre esteve associada à inovação. É o que dizia Schumpeter, o pai do empreendedorismo. Empreendedores de sucesso são aqueles que enfrentam os riscos e aproveitam as oportunidades. Por isso, estão sempre atentos às novas tecnologias que surgem no mercado, e querem ser os primeiros a adotá-las.
Se você quer ser visto dessa maneira, e, além disso, precisa organizar os processos da sua empresa, você pode conseguir alcançar o seu objetivo em poucos cliques.
Um empreendedor de sucesso é aliado da tecnologia
Você sente que os seus processos estão desorganizados, e que lhe falta tempo para organizar tudo? Mas acaba deixando isso para outro momento já que precisa direcionar todos os esforços para o seu foco, que é melhorar as vendas?
Acredite, existe uma forma de conseguir as duas coisas. Use a tecnologia como sua aliada, afinal, ela foi feita para facilitar o seu dia a dia. Assim, a dica é que você resolva isso com um software. Esses softwares de gestão de documentos controlam tudo para a sua empresa, desde os estoques, os pagamentos, e permitem a emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos.
Além de emitir relatórios diários para você acompanhar tudo o que acontece com o seu negócio sem ter que perder tempo com organizações de documentos. Você vai ficar satisfeito ao saber que esses softwares funcionam totalmente online, em qualquer navegador. Você pode pular aquela parte chata de ficar recebendo o fornecedor na sua empresa, tomando o seu precioso tempo.
Para acabar agora mesmo com a papelada, você só precisa de acesso à internet. A contratação ocorre sem nenhuma burocracia. A partir desse momento, tudo vai ficar mais prático em sua rotina e você poderá dedicar mais tempo a outros assuntos, como elaborar o plano operacional, ou melhorar a gestão financeira do seu negócio.
Ou seja, você terá mais flexibilidade. A sua atuação será mais estratégica e menos operacional. O seu tempo poderá ser investido em outras áreas importantes para o negócio, fazendo com que ele cresça cada vez mais.
Ao automatizar essas tarefas, a eficiência dos processos será algo natural. Onde você estiver, poderá acessar todos os seus controles, já que tudo funciona online. É um sistema fácil de manusear, além de ser moderno, como você.
Agora você já sabe a importância de usar a tecnologia como sua aliada. Adotando a causa “empresa sem papel”, você otimiza seus processos, alcança mais eficiência em suas rotinas e ainda contribui para o meio ambiente.
É o melhor caminho para alcançar a sustentabilidade do seu negócio. Se você ainda não conhece ninguém que adotou a causa “empresa sem papel”, seja o pioneiro, afinal, essa é a missão do empreendedor de sucesso!
Porém, as empresas menores ainda têm dificuldade em identificar as ações que se encaixam em sua capacidade. As ações de responsabilidade social para pequenas empresas podem ser um pouco diferentes.
Para ajudar nessa missão, separamos 5 dicas de ações de responsabilidade social totalmente viáveis para esse tipo de empresa. Confira!
O que é uma ação de responsabilidade social?
Antes de mostrar as dicas de ações de responsabilidade social para pequenas empresas é importante esclarecer o que é uma ação de responsabilidade social.
A responsabilidade social acontece quando uma empresa, de forma voluntária, decide adotar posturas, comportamentos ou promover ações em benefício de seu público interno ou externo.
No público interno estão inseridos funcionários e acionistas e no público externo estão a comunidade próxima à empresa, clientes, parceiros e até mesmo o meio ambiente como um todo.
É importante frisar que as ações de responsabilidade sociais nem sempre terão alguma isenção de impostos ou obrigatoriedade legal para serem executadas. Elas podem e devem ser realizadas independentemente de algum desconto fiscal ou qualquer benefício financeiro.
Como fazer ações de responsabilidade social para pequenas empresas?
Agora que você já sabe o que é uma ação de responsabilidade social, vamos dar 5 dicas do que você pode fazer mesmo tendo uma empresa pequena. Vamos lá?
1. Boas práticas de responsabilidade ambiental
A responsabilidade ambiental é uma das vertentes da responsabilidade social que pode ser aplicada em empresas de todos os tamanhos.
Algumas ações ambientais podem gerar custos elevados de implantação, como obras para a troca de torneiras para as automáticas, construção de claraboias para melhor aproveitamento da luz natural e até mesmo instalação de placas solares para captação de energia.
Se a sua empresa não tem capital para realizar grandes obras de adaptação, algumas atitudes simples podem fazer muita diferença para o meio ambiente:
elimine o uso de copos descartáveis nos bebedouros, incentivando cada funcionário a ter a sua caneca ou garrafinha;
elimine a obrigatoriedade de impressões que não sejam legalmente necessárias;
reutilize folhas de rascunho para fazer bloquinhos;
incentive o consumo consciente da água;
troque as lâmpadas pelas mais econômicas e evite acendê-las desnecessariamente;
faça a separação do lixo reciclável.
2. Atividades recreativas para a comunidade
As atividades recreativas são excelentes formas de levar benefícios à comunidade na qual a empresa está inserida.
Uma boa estratégia é aproveitar datas especiais para realizar esse tipo de ação. A mais usada pelas empresas é o dia das crianças, em que as “Ruas de Lazer” fazem bastante sucesso entre os pequenos.
Outro tipo de ação bastante comum são aquelas que promovem a saúde e a cidadania. Este tipo de ação conta com o oferecimento de serviços como aferição de pressão arterial, exames preliminares, tais como o de vista e de glicose, serviços de beleza e muitos outros.
Alguns serviços mais específicos, como a confecção de documentos de identificação, podem ser oferecidos caso a empresa consiga uma parceria com algum órgão governamental que ofereça esse tipo de serviço.
Parcerias podem ser feitas com outras empresas da região para diluição dos custos da ação.
3. Montagem de um cantinho de leitura na empresa
A montagem de um local específico para leitura para os funcionários pode trazer inúmeras vantagens tanto para a empresa, quanto para os próprios funcionários.
O incentivo à leitura é uma ação que promove o crescimento intelectual dos colaboradores e, por consequência, da empresa como um todo.
Para implementar um espaço de leitura é necessário ter um cômodo bem iluminado onde seja possível colocar os materiais de leitura e mesas e cadeiras para as pessoas ficarem confortáveis. O ideal é que seja um lugar calmo, sem muito ruído.
Para arrecadar os materiais, a empresa pode promover uma campanha de doação de livros, revistas e jornais.
Para incentivar o hábito de leitura, ela pode também oferecer incentivos simples, tais como destaque no mural da empresa como o leitor do mês ou trocar horas de leitura por horas de folga.
4. Fazer doações a instituições sociais
As instituições sociais estão sempre precisando de alguma ajuda. As doações podem ser financeiras e contar até com benefícios fiscais, em alguns casos. Mas, não necessariamente.
Uma instituição social que atende crianças em situação de vulnerabilidade social, por exemplo, pode estar precisando de roupas e brinquedos, principalmente em épocas como a páscoa, o dia das crianças e o natal.
Outro motivador importante de doações são os fatores climáticos. No início do período de frio, muitas famílias necessitam de agasalhos e cobertores.
Em período de muita chuva, as enchentes, deslizamentos e danos materiais causados pelos temporais deixam muitas pessoas desabrigadas e sem ter o que comer ou vestir.
A empresa pode lançar uma campanha de doação entre seus funcionários e até mesmo junto à comunidade para arrecadar as doações e realizar a entrega em uma instituição social responsável.
5. Promover visitas a casas de acolhimento de crianças e idosos
Orfanatos e asilos são exemplos de lugares onde uma visita pode fazer um bem tão grande quanto uma doação (em alguns casos até maior).
As pessoas que vivem nesse tipo de instituição são muito carentes de atenção e carinho, pois a maioria não recebe visitas frequentes de seus familiares.
Passar uma tarde brincando com uma criança ou conversando e ouvindo as histórias de um idoso pode fazer um bem muito grande não só para quem está sendo visitado, mas também para quem está fazendo a visita.
A empresa pode organizar grupos de visitações periódicas às instituições, levando funcionários e pessoas da comunidade para participarem.
Fazer o bem para o meio ambiente e para a sociedade independe do tamanho da empresa. Como vimos neste artigo, é possível fazer muitas coisas mesmo com orçamento limitado.
Se você gostou das nossas 5 dicas de ações sociais para pequenas empresas, compartilhe este post em suas redes sociais para que mais pessoas possam colocá-las em prática!
Uma administração adequada das finanças é vital para o sucesso de qualquer negócio. A partir da utilização de um bom software de gestão financeira, é possível controlar o fluxo de caixa da sua empresa, registrando todas as movimentações de entrada e saída, além de possuir uma visão ampla da situação financeira do seu negócio através dos mais variados relatórios gerenciais.
Quer saber mais sobre essas e outras funcionalidades de um software de gestão financeira para a sua empresa? Confira o nosso artigo!
Controle de contas a pagar e a receber
Com um software de gestão financeira, você pode ordenar as contas a pagar e a receber de sua empresa e classifica-las em fixas e variáveis.
As contas fixas a pagar estão ligadas a folha de pagamento de funcionários e pagamento de impostos, por exemplo, que costumam se manter padronizadas ao longo dos meses.
Já as contas variáveis, por sua vez, estão ligadas a gastos com fornecedores, reparos em produtos ou na infraestrutura interna da empresa, que são situações inesperadas e que podem gerar custos de acordo com a necessidade.
Da mesma forma, as contas fixas a receber estão relacionadas a valores fixos que incrementam mensalmente o orçamento de sua empresa, como mensalidades vindas de empresas parceiras, por exemplo.
As contas variáveis a receber estão ligadas as vendas aos clientes, que podem sofrer alterações em relação a frequência e faturamento de um mês para o outro.
Fazer o gerenciamento de todas as contas da sua empresa a partir de um software de gestão financeira é de suma importância, pois permite identificar com clareza a origem de cada uma das receitas e despesas do negócio, e projetar a situação futura de seu caixa.
Um software de gestão financeira permite um melhor gerenciamento dos prazos de pagamento e recebimento de cada uma das contas da sua empresa, auxiliando no controle da inadimplência de seus clientes e evitando endividamentos da sua empresa.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos indicadores mais essenciais para avaliar a saúde financeira de qualquer negócio. Registrando todas as despesas e receitas, é possível identificar se a sua empresa está gerando recursos o bastante para arcar com todos os gastos.
Em caso contrário, com os valores de despesas maiores do que os de recebimento, obviamente é sinal que a empresa está enfrentando uma situação de endividamento.
Por mais que possa parecer um processo simples, muitos empresários não prestam a devida atenção ao fluxo de caixa de suas empresas e acabam não controlando as suas movimentações financeiras de uma forma contínua, deixando passar despercebidas informações relevantes no cotidiano do negócio.
Outros empresários por sua vez até mantem o controle de suas atividades financeiras, mas acabam realizando este processo manualmente em uma agenda, caderno ou planilhas eletrônicas.
O controle financeiro manual apesar de ser totalmente viável, exige um gasto de tempo muito maior dos responsáveis por este processo.
Tempo esse que poderia ser melhor aproveitado em outras questões operacionais do negócio, já que com a utilização de um software de gestão financeira, o controle das finanças é muito mais fácil e rápido.
Outra vantagem de um software informatizado de gestão financeira em relação a métodos mais tradicionais, é o fato de apresentar uma segurança de dados muito maior, já que as informações registradas ficam devidamente protegidas no sistema e podem ser acessadas em diferentes servidores no caso de se tratar de um sistema com operação na nuvem, como é o caso do eGestor.
A partir do registro de todas as receitas, o relatório de DRE pode ser gerado por um software de gestão financeira. Trata-se de um indicador financeiro absolutamente essencial para qualquer empresa, pois ter um bom número de vendas não significa necessariamente apresentar lucratividade.
O DRE portanto, indica o quanto cada uma das vendas realmente gerou de lucro para a empresa, trazendo uma visão global a respeito da situação financeira de seu empreendimento.
Conciliação bancária
Realizar a conciliação bancária é absolutamente essencial para o controle financeiro de seu negócio. Este processo consiste na comparação do saldo bancário da sua empresa com todas as movimentações registradas em seu controle financeiro interno.
A conciliação bancária tem como finalidade verificar se o seu controle interno realmente apresenta conformidade com o saldo bancário real da conta da sua empresa.
A conciliação bancária, portanto, identifica possíveis equívocos no controle financeiro interno ou então verifica se houve a devida compensação de cheques na conta bancária.
Para realizar a conciliação com eficiência, é recomendável guardar documentos que comprovam as transações da empresa, como notas fiscais, comprovantes e extratos bancários.
A partir de um bom software de gestão financeira como o eGestor, é possível realizar a conciliação bancária já que o sistema possui integração com o banco e pode importar o arquivo OFX, que apresenta os dados bancários da empresa.
Para isso basta configurar a conta bancária de sua empresa diretamente no sistema, que a partir de então será gerado de uma forma automatizada a comparação com as receitas e despesas armazenadas no sistema.
Por que migrar de uma planilha para um software de gestão financeira?
Apesar de todos os recursos possibilitados por um software de gestão financeira, muitos empresários ainda fazem o uso de planilhas para gerenciar as finanças de suas empresas, seja por economia ou por desconhecimento de o quanto um software de gestão pode realmente otimizar a gestão de seus negócios.
Se você ainda utiliza planilhas eletrônicas e possui dúvidas se deve ou não migrar para um software de gestão financeira, vamos lhe mostrar 10 vantagens que podem te convencer a investir em um sistema informatizado e modernizar a gestão financeira de seu negócio:
1. Menor ocorrência de erros
Erros de digitação no preenchimento das informações de sua planilha podem comprometer um cálculo de diferença entre as receitas e despesas da sua empresa, por exemplo.
Em um software informatizado de gestão financeira, você só precisa cadastrar as suas compras e vendas, que o sistema mostra todas as movimentações financeiras de uma forma automatizada e detalhada.
2. Gestão mais simplificada
O uso de um software informatizado de gestão financeira traz um enorme ganho de tempo no processo de controle financeiro da sua empresa, se comparado a utilização de planilhas eletrônicas.
Um software de gestão permite que você tome decisões baseadas em números precisos a respeito da situação financeira de seu empreendimento a partir de uma série de relatórios gerenciais como fluxo de caixa, DRE, relatório de contas a pagar e a receber, projeção de caixa, abc de vendas por produtos e clientes, dentre outros.
Em planilhas de controle financeiro você até pode registrar as movimentações de entrada e saída da sua empresa. Mas se você quiser se aprofundar e obter informações mais detalhadas com o cruzamento dessas finanças e o quanto elas realmente impactam o seu caixa financeiramente, o auxílio de um software de gestão torna esse processo muito mais facilitado.
3. Maior segurança de dados
As informações armazenadas em sua planilha de controle financeiro dependem exclusivamente do bom funcionamento do servidor local, que em caso de ser furtado ou danificado pode sofrer a perda de todos os dados.
Um software de gestão financeira totalmente online e na nuvem como o eGestor, pode ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, e mantém os bakcups de dados sempre em dia.
4. Informações centralizadas
As planilhas eletrônicas podem ser acessadas livremente por qualquer pessoa e sendo assim, as informações financeiras cadastradas podem sofrer alterações, o que pode levar a um retrabalho de preenchimento desses dados.
A partir de um software de gestão financeira, é possível controlar e estabelecer os outros integrantes da empresa que terão acesso. Utilizando esse sistema, as informações serão armazenadas em cada aba diferente, facilitando a visualização de todos os dados.
5. Projeção de caixa
A partir das informações geradas por um software de gestão financeira, você consegue projetar a situação de seu caixa dentro de um determinado prazo.
Com o registro de futura receitas e despesas, o sistema irá projetar o seu orçamento empresarial naquele período, identificando mais facilmente se sua empresa terá dinheiro em caixa para lidar com possíveis gastos e também se haverá possibilidades de realizar novos investimentos.
6. Melhor controle de estoque
O estoque não pode ser visto como um setor isolado dentro da empresa. Esse processo está diretamente ligado a saúde financeira do negócio.
Sem um controle de estoque adequado você pode comprar produtos em excesso, que sendo assim acabam ficando parados no mercado, gerando uma certa demora para recuperar o capital investido na aquisição destes produtos junto aos fornecedores.
Em um software de gestão financeira é possível controlar o estoque de forma bastante eficiente, a medida em que o sistema atualiza a nova quantidade de seus produtos a partir de cada movimentação de entrada ou saída.
Com um sistema informatizado, você possui uma visão clara a respeito de seu estoque e evita gastos desnecessários.
7. Maior facilidade na avaliação de resultados
Com o gerenciamento de todas as receitas geradas pelas vendas de sua empresa, é possível se aprofundar a respeito dessas transações.
Um software de gestão possibilita uma visão geral do faturamento gerado pelas suas vendas, comparando com diferentes períodos, e com a possibilidade de classifica-las individualmente de acordo com os vendedores responsáveis pelo negócio.
Sendo assim, se trata de uma ótima ferramenta para medir a produtividade da sua empresa de uma forma geral e também de cada um de seus colaboradores.
A partir desse registro, é possível também calcular o valor de comissionamento que deve ser repassado a cada um de seus vendedores, e incorporado diretamente na folha de pagamento.
8. Integração de sistemas
Sem um software de gestão empresarial, você terá a necessidade de gerenciar um número variado de planilhas para controlar as mais variadas atividades da sua empresa.
Será preciso uma planilha para gerenciar as vendas, uma para o controle de estoque, uma para o financeiro e assim por diante. Em um software de gestão empresarial é possível gerenciar todos esses setores em uma única plataforma, evitando assim o retrabalho e possibilitando uma visão mais global de todas as áreas da empresa.
9. Controle de capital de giro
Um software de gestão financeira permite uma visão completa a respeito de seu estoque, identificando a necessidade de capital de giro, que é a somatória de todos os recursos que a empresa possui a partir dos produtos disponíveis no estoque.
Esse valor se da tanto em relação aos produtos já prontos para a comercialização, quanto os que estão em processo de produção ou solicitação junto aos fornecedores.
10. Identificação mais facilitada de problemas
A partir dos relatórios gerenciais gerados por um software de gestão financeira como o fluxo de caixa, é possível identificar com mais clareza possíveis situações de endividamento e quais as despesas que foram mais comprometedoras para levar a essas situações!
O Sistema Tributário Nacional divide sua fiscalização e cobranças em hierarquias — por órgãos da União, dos estados e dos municípios.
E são eles que aplicam as leis existentes em cada camada do poder: tributam as empresas e as fiscalizam. Além disso, as formas de tributação se diferenciam de acordo com os regimes tributários existentes, que sempre são considerados pelas entidades para cada caso.
Dentro disso, a complexidade do cenário como um todo é refletida de alguma forma nas empresas. Por isso, a gestão tributária é fundamental para que um negócio funcione e cresça sem problemas, de forma sustentável e otimizando processos e resultados.
Entenda agora um pouco mais sobre gestão tributária, planejamento dos tributos dentro da gestão e quais regimes de tributação são mais adequados a pequenas e médias empresas. Acompanhe o post e saiba mais!
A relação entre contribuintes e os órgãos fazendários
Na prática, o funcionamento dessa relação se baseia em agentes ativos e passivos. Os primeiros são os órgãos do Fisco ligados a impostos e os segundos são as empresas.
Em tal sistema, os agentes ativos fazem imposições aos negócios, não considerando qualquer aspecto particular em relação a eles, e fiscalizam o cumprimento das obrigações.
Por exemplo, se a empresa opta pelo Simples Nacional, precisa pagar mensalmente a guia unificada de tributos sobre faturamento bruto — conforme a Lei Complementar 123/2006. Não importa se, mesmo com as receitas, os resultados do empreendimento são de prejuízo por conta de suas despesas.
Porém, o Fisco também permite que as empresas escolham seus enquadramentos tributários e se planejem para que suas escolhas gerem os menores impactos possíveis, dentro do que é legalmente permitido. E é isso que abordaremos agora.
A importância do planejamento tributário
O objetivo é chegar à forma de pagar impostos que seja a mais econômica possível, observando também carga de obrigações acessórias a serem entregues diante das possibilidades. Além disso, também são metas adiantar o negócio a situações e números e padronizar processos fiscais e tributários.
Então, esse planejamento é uma ferramenta de gestão tributária necessária para a empresa não pagar impostos além do que realmente precisa, ter um bom funcionamento em relação aos procedimentos da área, fazer projeções e identificar vantagens.
Por exemplo, a possibilidade de mudança de regime de tributação para economia ou aproveitamento de benefícios fiscais são vantagens sempre avaliadas dentro de um plano tributário.
E quando uma dessas situações se revela possível e vantajosa, um bom sistema de atuação também deixará a empresa preparada para se adequar ou fazer a mudança e manter os benefícios adquiridos: padronização de processos e projeção de cenários.
Os regimes tributários
Normalmente, existem três opções de enquadramento para as empresas pagarem seus impostos e entregarem suas obrigações acessórias.
A escolha correta depende de uma série de fatores legais e internos das organizações — como faturamento, lucro e atividades desenvolvidas.
Simples Nacional
O regime simplificado é o mais indicado para empresas pequenas do comércio, da indústria e de algumas atividades de prestação de serviços.
Além de contar com alíquotas baixas de impostos para menores faturamentos, impõe menor carga burocrática de declarações e transmissões quando comparado a outros regimes. Isso permite que a gestão tributária seja enxuta e simples.
Veja quais são as alíquotas de imposto para um faturamento de R$ 540 mil, por exemplo, em um período de 12 meses, sendo R$ 45 mil por mês:
Anexo I, do comércio: 6,84% sobre a receita bruta mensal;
Anexo II, da indústria: 7,34% sobre a receita bruta mensal;
Anexo III, referente a atividades de serviços: 10,26% sobre a receita bruta mensal.
Para esse exemplo, dificilmente as outras opções de tributação podem ser mais econômicas. E mesmo o Anexo III, com alíquota mais alta, tende a ser mais vantajoso — a não ser que a receita bruta aumente e o lucro líquido do empreendimento seja baixo.
Quanto às obrigações, o Simples exige apenas uma declaração anual relacionada ao regime. As demais, como as consequentes da folha de pagamentos, seriam obrigatórias também em outros enquadramentos.
Lucro Presumido
As médias empresas, que faturam acima de R$ 3,6 milhões anualmente, não podem ser optantes pelo Simples Nacional. Então, geralmente, a melhor escolha é pelo regime de presunção do lucro, porque tem impostos mais baixos que o Lucro Real e menor carga burocrática para os negócios nele enquadrados.
Aqui, os impostos são cobrados separadamente e até em períodos diferentes:
Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ): trimestral, sendo aplicado com 15% sobre o lucro presumido conforme a atividade da empresa. Além disso, caso o lucro do trimestre supere os R$ 20 mil por mês, o excedente é tributado com mais 10%.
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL): tem a mesma periodicidade e forma de aplicação que o IRPJ, mas sua porcentagem é de 12% a 32% para algumas empresas. Ele não incide sobre lucro adicional;
Programa de Integração Social (Pis): é cobrado mensalmente e sobre toda a receita bruta, com percentual de 0,65%;
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins): é aplicada como o Pis, mas em alíquota de 3%;
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): seu percentual de cobrança vai de acordo com o estado em que a empresa está localizada, sendo aplicado sobre a receita bruta das operações tributadas pela sigla — comércio, indústria e alguns serviços específicos. Permite que as empresas recebam créditos fiscais em suas aquisições para deduzirem seus valores devidos de imposto posteriormente;
Imposto Sobre Serviços (ISS): é cobrado mensalmente pelos municípios, de acordo com suas porcentagens e normas internas, sobre a maioria das atividades de prestação de serviços.
Além da carga tributária que o regime gera, todas essas siglas resultam em obrigações acessórias específicas para elas. Mas pode ser a melhor opção para a organização, considerando o Lucro Real e a impossibilidade de optar pelo Simples. Então, é preciso estar com o planejamento em dia para extrair os melhores resultados e possibilidades do enquadramento por meio da gestão tributária.
Lucro Real
O nome é devido à forma como esse regime aplica seus impostos federais — IRPJ E CSLL: sobre o lucro líquido apurado pelo empreendimento.
O imposto de renda tem a mesma alíquota e cobrança sobre lucro excedente que ocorre no Presumido. E a CSLL é cobrada em um percentual de 9%.
A tributação sobre o lucro líquido tende a ser encarada como muito ruim, mas pode se revelar uma vantagem para organizações com lucro baixo em suas atividades — menores do que as faixas de presunção do regime anterior.
Já o Pis e a Cofins mais que dobram suas alíquotas. Aqui, elas são respectivamente 1,65% e 7,6%. Enquanto o ICMS e o ISS continuam dependendo dos procedimentos internos de cidades e estados.
Quanto às obrigações acessórias, as mesmas exigidas para cada tributo seguem necessárias no Lucro Real. Porém, algumas outras declarações são adicionadas, como o Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).
Então, para escolher esse regime é preciso avaliar se a carga burocrática não vai gerar despesas que ultrapassem a economia nos impostos incidentes sobre o lucro, caso seja esse o motivo da escolha pelo Real.
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