Manter o controle de estoque em dia é de extrema importância para uma empresa controlar o fluxo de entrada e saída de mercadorias. Assim, é possível ter informações precisas sobre a demanda do produto, eventuais desvios e também sobre o lucro líquido.

Ter um estoque controlado garante a quantidade correta de produtos para a operação. Dessa forma, a empresa atende à demanda do mercado sem sofrer prejuízos. No entanto, o que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores, que ainda não sabem como realizar o controle de estoque corretamente.

Além disso, o controle de estoque contribui para maior eficiência e melhor organização dos processos internos da empresa. Consequentemente, ele reduz desperdícios de tempo e energia.

O que é controle de estoque?

O controle de estoque consiste em acompanhar entradas e saídas de materiais. Além disso, monitora matérias-primas e produtos acabados para manter os níveis sempre equilibrados. Assim, evita faltas ou excessos, reduz custos, previne perdas por vencimento ou furto e melhora o fluxo de caixa e as vendas.

Esse controle envolve organização e planejamento rigorosos. Ademais, utiliza sistemas ou planilhas para acompanhar as etapas do produto, desde a compra até sua efetiva comercialização.

O estoque compõe os ativos do negócio e representa a principal fonte de caixa da operação. Monitorar esses dados é fundamental, pois eles impactam diretamente os resultados financeiros do negócio. Por isso, utilizar ferramentas de controle do processo de entrada e saída de materiais pode ajudar.

O estoque pode ser de duas modalidades diferentes. Uma é de matérias-primas para a produção industrial de grande ou pequeno porte. A outra, de produtos finais prontos para a comercialização no varejo.

• Monitoramento: Acompanhamento contínuo de tudo que entra (compras, produção) e sai (vendas, perdas).
• Organização: Manter os produtos armazenados de forma lógica, padronizada e de fácil acesso.
• Planejamento: Antecipar a demanda para ajustar compras e produção, evitando gargalos.

Os principais pontos de um controle de estoque

• Controlar a entrada de mercadorias;
• Monitorar a saída de produtos vendidos, trocados ou transferidos;
• Entregar mercadorias no destino correto;
• Armazenar de forma adequada.

Para que serve o controle de estoque?

• Evitar perdas: Diminui a ocorrência de itens parados, vencidos, danificados ou furtados, assim preservando o capital da empresa.
• Otimizar vendas: Assegura a disponibilidade dos produtos certos para atender à demanda, dessa forma evitando a perda de vendas por ruptura de estoque.
• Reduzir custos: Impede o acúmulo excessivo de mercadorias, que ocupa espaço e gera despesas adicionais e, consequentemente, desperdícios.
• Melhorar a gestão financeira: Como o estoque é um ativo, por isso seu controle influencia diretamente o fluxo de caixa e a rentabilidade.
• Agilizar processos: Torna a cadeia de suprimentos mais eficiente ao integrar compras, armazenamento e vendas.

Importância do controle de estoque

O estoque é um dos principais ativos de uma empresa, pois representa capital investido e potencial direto de faturamento. Por isso, o controle eficiente do estoque é fundamental para manter a saúde financeira e garantir crescimento sustentável.

Basicamente, uma gestão atenta evita perdas financeiras. Quando a empresa acompanha corretamente entradas e saídas, reduz desperdícios, extravios e compras desnecessárias. Em contrapartida, a falta de controle resulta em produtos esquecidos, vencidos ou danificados, o que gera prejuízo real.

Entre os principais benefícios do controle de estoque, destacam-se:

• Evita perdas e desperdícios: o acompanhamento contínuo reduz perdas por vencimento, avarias ou obsolescência dos produtos.
• Reduz custos operacionais: o controle impede excesso de mercadorias e dinheiro parado, assim mantendo níveis equilibrados de estoque.
• Facilita o uso de métodos de gestão: a organização adequada permite a aplicação de métodos como o UEPS. Assim, os itens recentes saem primeiro e evitam-se acúmulos.
• Identifica produtos com baixa saída: essa análise permite criar promoções estratégicas, liberar espaço físico e, assim, transformar itens parados em receita.
• Apoia o planejamento de compras: ao conhecer os produtos mais vendidos, a empresa define melhor quantidades, prazos e, consequentemente, negociações com fornecedores.
• Previne perdas e roubos: o registro rigoroso de entradas e saídas possibilita rastrear divergências e, desse modo, identificar falhas nos processos internos.
• Melhora a experiência do cliente: garante a disponibilidade do produto certo no momento da venda. Como resultado, aumenta a satisfação e fortalece as vendas.

Além disso, o controle de estoque fornece informações confiáveis para decisões estratégicas, como promoções, reposições e ajustes na produção.

Para controlar o estoque de forma eficiente, o uso de um sistema de gestão é indispensável. O eGestor centraliza informações, automatiza processos e mantém o controle sempre atualizado.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Existem vários tipos de estoque. Por isso, eles são responsáveis por tornar o controle de estoque físico mais assertivo.

• Estoque Sazonal ou de Antecipação: prevê as variações de demanda para, assim, ajustar o volume de mercadorias.
• Estoque Consignado: quase uma terceirização, onde os produtos são distribuídos conforme a demanda do cliente final. Os consignatários normalmente são distribuidoras.
• Estoque Máximo: é ter o máximo de produto que se pode ter no estoque. Em geral, negócios com alta rotatividade de mercadorias utilizam esse modelo habitualmente.
• Estoque Mínimo: é o contrário do estoque máximo, pois mantém o mínimo possível de produtos. Por esse motivo, requer um controle de estoque extremamente eficiente e fornecedores de confiança.
• Estoque Regulador: ideal para empresas com filiais e, por isso, exige sistema online. Trata-se de uma reserva extra mantida para prevenir a falta de produtos.
• Estoque de ciclo: analisa a rotatividade distinta entre os produtos. Assim, o objetivo é manter os níveis de produção e armazenamento sempre de forma adequada.
• Estoque de Contingência: é um tipo de estoque que mantém produtos resguardados em caso de erro.
• Dropshipping: a loja não tem estoque de produtos, realiza apenas o controle da logística entre o produtor e o cliente final.

Saiba mais sobre os tipos de estoque aqui: Tipos de estoque: conheça os 14 principais tipos e qual o melhor

Tipos de estoque para e-commerce

O e-commerce é o comércio eletrônico. No entanto, muitas empresas falham nesse modelo por ignorarem a importância vital de um controle de estoque eficiente e rigoroso. Gerenciar os produtos é muito importante para lojas virtuais.

Vale ressaltar que não existe um tipo de estoque ideal para o e-commerce, pois cada um tem suas características e suas vantagens.

Confira os três tipos de estoque no e-commerce e conheça os pontos fortes e fracos de cada um:

1. Compartilhado

O estoque compartilhado integra produtos de lojas físicas e lojas onlines, e a grande vantagem é a economia de espaço. Além disso, o sistema integra o gerenciamento de todos os produtos da operação.

A empresa precisa de um sistema preciso para evitar erros. Por isso, as atualizações devem ser imediatas para evitar a venda de itens indisponíveis.

2. Terceirizado

No e-commerce há duas maneiras de terceirizar o estoque, por meio das cross docking ou dropshipping. Confira:

• Dropshipping: o fornecedor entrega o pedido diretamente ao cliente final após a venda.
• Cross docking: a loja não mantém estoque físico. O fornecedor entrega o item à loja, que fica responsável pelo envio final ao cliente.

A grande vantagem de ambos está em poder vender produtos em grande quantidade, sem precisar armazená-los. O lojista deve confiar totalmente na qualidade do trabalho dos fornecedores. Afinal, a responsabilidade por qualquer dano nos produtos recai diretamente sobre o fabricante.

3. Descentralizado

No estoque descentralizado, os produtos ficam em vários armazenamentos espalhados pela região. Uma das principais vantagens é a redução no tempo de entrega. Isso ocorre quando há produtos disponíveis em locais próximos ao cliente que realizou a compra.

Além disso, esse modelo logístico reduz consideravelmente os custos com frete. O controle de estoque exige atenção redobrada nesse cenário. Portanto, é fundamental integrar os locais de armazenamento para monitorar a quantidade exata em cada um.

Uma desvantagem pode ser o custo para manter tantos locais de armazenamento.

Métodos para controle de estoque

Para ajudar no controle de um estoque são utilizados alguns métodos. Alguns desses podem ser utilizados para cálculo de tributos pela Receita Federal, enquanto os outros podem ser usados internamente.

Os principais métodos são:

• PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) / FIFO: Prioriza a saída dos itens que entraram primeiro. Indicado para produtos com validade.
• PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) / FEFO: Prioriza os itens com vencimento mais próximo. Essencial para perecíveis.
• Curva ABC: Organiza os produtos por relevância (A = mais importantes, C = menos relevantes), concentrando o controle nos itens A.

Entenda mais:

PEPS

PEPS é a sigla para Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, que é o método aceito pela Receita Federal para cálculo de tributos. Em inglês também chamado de FIFO, esse método faz com que os produtos que entraram primeiro sejam os primeiros a sair.

Ele também é utilizado para produtos perecíveis, fazendo com que não se tenha prejuízo em caso de mercadoria vencida. Ainda, o valor de venda do produto é calculado de acordo com o custo do estoque mais antigo.

• Exemplo Prático: Imagine que você comprou 10 camisetas por R$ 50,00 cada. Semana que vem, comprou mais 10, mas agora custaram R$ 60,00 devido à inflação. Se você vender 5 camisetas hoje, o sistema PEPS dará baixa no custo de R$ 50,00 (do lote antigo). Isso mantém o valor do seu estoque atualizado com o preço de mercado real.

UEPS

UEPS significa Último a Entrar, Primeiro a Sair. Com ele, os valores são baseados nos últimos produtos a entrar no estoque. Isso significa que essa maneira é mais lucrativa, uma vez considerada a supervalorização no preço dos artigos.

Este método não é aceito pela Receita Federal para fins tributários. O motivo é que ele tende a reduzir o valor dos estoques devido à inflação.

Exemplo Prático: Usando o caso das camisetas, ao vender cinco unidades, o sistema daria baixa. Portanto, o custo registrado seria R$ 60,00 pelo lote novo. O resultado é que o lucro contábil parece menor, pois o custo abatido foi maior. Consequentemente, isso reduz impostos, mas o Fisco Brasileiro impõe restrições regulatórias.

Custo médio

O custo médio é um método de precificação de mercadorias do estoque. Este método é aceito pela Receita Federal para cálculos tributários. Ele é definido dividindo o custo total de produção ou compra pela quantidade de itens.

Se produzir 10 itens custa R$ 50,00 e outros 10 custam R$ 75,00 em períodos diferentes, o cálculo é específico. Portanto, deve-se considerar esses valores distintos:

50 + 75 / 10+10

125 / 20

6,25

Ou seja, o custo médio do produto é de R$ 6,25.

Just in Time

O método Just in Time, ou JIT, consiste em comprar ou fabricar uma quantidade do produto na ‘hora certa’. Dessa forma, é necessário ter fornecedores prontos para a entrega. Não existe sobra de estoque, uma vez que tudo é produzido ou comprado com exatidão.

Curva ABC (Regra 80/20)

Este método classifica o estoque pela importância financeira e giro, não apenas pela quantidade. Ele ajuda a priorizar onde focar sua atenção:

Classe A	20% dos itens	Representam 80% do faturamento. São produtos de alto valor ou giro rápido. Exigem controle diário rigoroso.
Classe B	30% dos itens	Representam 15% do faturamento. Valor e giro intermediários. Controle semanal.
Classe C	50% dos itens	Representam apenas 5% do faturamento. Itens baratos e de baixo giro. Controle mensal.

Preço Específico

Antes de tudo, para utilizar esse método é necessário saber o preço exato de cada uma das unidades em estoque. Assim, esse valor, o preço específico, conduz a baixa de produtos quando a venda é realizada. Dessa forma, o valor total do estoque é a soma dos custos dos itens em estoque.

Ferramentas para controlar o estoque

Existem duas ferramentas para controlar o estoque: planilhas ou sistemas. 

Muitas empresas ainda realizam essa gestão através de cadernos, mas precisamos alertar que esse tipo de controle raramente funciona. O caderno abre brechas para muitos problemas, sejam de falta de dados até o desentendimento por caligrafia, por exemplo. 

Planilha de controle de estoque

Com uma planilha de controle de estoque se tem uma visão mais clara que apenas com um caderno ou não fazendo controle nenhum. Com essa ferramenta, é possível cadastrar produtos, fornecedores e registrar entradas e saídas. Além disso, obtém-se o controle geral e dados sobre o estoque mínimo.

Para utilizar uma planilha para o controle de estoque é possível começar uma do zero ou baixar uma pronta, inclusive de forma gratuita.

Sistema de controle de estoque online

O controle de estoque feito com um sistema é a forma mais eficiente de fazer essa gestão. Isso porque ele consegue integrar todas as fases e processos da empresa, passando por todos os setores e captando todas as informações.

O setor de compras requisita os itens ao fornecedor. Assim que chegam, são lançados como entrada no sistema e ficam disponíveis para a venda imediata.

Ao realizar a venda, o vendedor a registra no sistema. Automaticamente, o estoque é atualizado, o financeiro recebe os dados e a nota é emitida.

Isso se torna uma vantagem quando se entende que preencher planilhas ou cadernos manualmente com os produtos pode causar erros. Além disso, uma ferramenta de controle de estoque automatizada elimina a repetição de trabalho.

Como fazer o controle de um estoque – Passo a passo

Já entendemos que a gestão de estoque é muito importante e ele pode trazer alguns benefícios para o negócio. Mas como começar a fazer esse controle? Veja o passo a passo!

Realizar inventários

Os inventários servem para saber se os produtos que estão registrados e os produtos que estão no estoque são a mesma coisa. Afinal, é a partir desse dado que se pode tomar decisões importantes para o destino do negócio.

Estes relatórios mostram a realidade do negócio. Desse modo, ao fazer esse mapeamento, ganha-se segurança, a movimentação é ajustada e o desperdício diminui consideravelmente no dia a dia.

É importante estar atento com produtos perecíveis. Além disso, esse inventário também serve para estar atento à data de validade de produtos.

Cadastro de produtos

Você precisa saber quais são os seus produtos, os valores e as quantidades. Somente com esses dados você pode começar a organização de estoque.

A partir da contagem, você pode fazer o cadastro e categorização de todos os seus produtos.

Com o inventário, fazer um controle de estoque eficiente se torna uma tarefa mais fácil. Dessa forma, é possível fazer o planejamento e realização de ações estratégicas. Assim, se visa a otimização do giro de estoque, de forma a não deixar produtos parados por muito tempo.

Utilize uma ferramenta para fazer o controle de estoque

Você conhece a quantidade, o tipo e as características dos produtos em estoque. Porém, surge a questão: onde você realmente fará o controle dessas informações? Aqui entram as ferramentas de controle de estoque, que auxiliam a fazer essa gestão de forma mais simples, mas também muito mais eficiente.

Um exemplo de ferramenta que auxilia imensamente gestores é a planilha de controle de estoque. Ela permite que se tenha um conhecimento maior sobre os produtos, quantidades vendidas e o que ainda resta armazenado.

Mas, ela pode trazer alguns erros, principalmente levando em consideração que ela não é integrada ao controle de vendas. Dessa forma, ao realizar uma venda, o responsável deve informar na planilha sua saída.

Um sistema automatizado é a melhor opção para quem possui muitos funcionários. Além disso, ele facilita a integração de todos os controles da empresa.

Treine os colaboradores

Independente da ferramenta escolhida, os colaboradores devem estar treinados para que possam ajudar nas tarefas de controle de estoque. Deve-se inserir produtos e quantidades corretamente na ferramenta escolhida. É essencial registrar a venda e emitir a nota fiscal simultaneamente para o pagamento de impostos.

Independente do método, o controle só funciona com dados reais. Por exemplo, é fundamental que todas as notas de entrada sejam incluídas no sistema regularmente.

Otimize o estoque

Os produtos que estão armazenados são o principal ativo da empresa, ou seja, o que realmente vira lucro. Por isso, é necessário que as quantidades armazenadas façam sentido para a empresa. Se um produto tem muita saída em dias específicos, o estoque deve ser suficiente. Isso evita que a empresa perca vendas por falta de mercadoria.

Mas se um produto não tem tanta saída, ele não deve estar em grande quantidade. Por isso, é extremamente importante fazer uma análise da situação real do estoque e da quantidade de vendas de cada produto.

Entretanto, essa análise só pode ser feita se houver um controle eficiente da situação.

Margem de perdas

Principalmente negócios que precisam fazer um controle de produção devem ter uma margem de perdas definidas. Essa margem serve porque estamos sempre sujeitos a perdas e avarias em produtos e matérias-primas. Esses valores não podem ser prejuízo, mas sim, devem estar no cálculo do preço de venda dos produtos. 

Outro exemplo são empresas que comercializam produtos perecíveis. Eles possuem uma data de validade que pode ser curta, então é preciso estar sempre atento. Mas, caso não se tenha um controle de estoque eficiente, esses produtos podem ser perdidos. Existem alguns métodos para evitar que isso aconteça que podem ser implementados.

Atenção aos produtos parados

É comum que produtos fiquem parados no estoque. Isso pode acontecer em qualquer tipo de empresa. Quem comercializa produtos baseados em tendências pode ter alguns problemas com isso. Por isso, é importante calcular os valores dos seus produtos com margem para uma possível promoção.

Descontos e campanhas promocionais são a melhor forma de evitar que produtos com pouca saída estejam em excesso no estoque. E, ainda, faz com que você não tenha prejuízo, mesmo que o lucro não seja alto.

O controle de estoque é feito diariamente

Com esses passos você já deve ter um controle de estoque organizado. Mas o último passo não é realmente o último. 

O controle de estoque é feito diariamente: todos os dias, o tempo todo.

Não atualizar as informações de produtos pode trazer problemas tanto financeiros, quanto de relacionamento com o cliente. Por isso, é imprescindível que o controle de estoque seja feito constantemente.

Como tornar meu controle de estoque mais eficiente

Existem alguns pontos que podem tornar um controle de estoque que já está em andamento em um controle ainda mais eficiente. São eles:

Crie padrões de organização e processos

Tanto na hora de organizar os produtos fisicamente, como no controle de estoque, é importante criar padrões. Por exemplo, no estoque físico, alguns métodos de entrada e saída de materiais devem ser utilizados para evitar que alguns produtos pereçam.

Assim, também é possível criar padrões de processos, como a inserção das movimentações em determinado momento da venda.

Faça um planejamento antes de colocar em prática

Um controle de estoque depende de diversos processos para seu funcionamento. Conhecer os passos do produto, da produção até a venda, garante o alinhamento do processo. Consequentemente, erros operacionais são evitados durante toda a jornada.

Ou seja, realizar um planejamento do controle de estoque pode fazer com que a prática seja muito mais simples do que se imagina.

Utilize métodos de controle de estoque

Existem métodos de controle de estoque que podem ajudar o negócio a organizar melhor a saída e a entrada dos produtos.

Por exemplo, a curva ABC, que separa os produtos em três grupos, dependendo do faturamento deles e da saída. Outro método importante para quem comercializa perecíveis é o PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Ele evita que produtos estraguem devido ao tempo de armazenamento.

Faça inventários sempre que possível

Um inventário é o levantamento que se faz de todos os produtos que existem em estoque ou em mostruários. Esse processo é praticamente uma prova real do que é mostrado no controle de estoque.

Assim, fazer um inventário faz com o processo de controle de estoque se torne mais simples e mais assertivo.

Faça um controle rígido

Fazer o controle de estoque já é muito melhor que não fazer. O controle por ferramenta automatizada permite integrar o estoque a outros setores. Assim, áreas importantes, como o financeiro, trabalham de forma conjunta e organizada.

Principais relatórios de controle de estoque

Os relatórios são partes cruciais do controle de estoque. Eles permitem que você conheça profundamente seu negócio através de uma série de informações estratégicas importantes. Mas atenção, alguns tipos de ferramentas não permitem a emissão de relatórios.

Os principais relatórios de controle de estoque são:

• Estoque mínimo: mostra a lista de produtos que estão com o estoque mínimo abaixo do valor definido em seu cadastro.
• Estoque em data específica: mostra o saldo do estoque em uma determinada data.
• Movimentação de um produto: mostra o histórico de movimentação de um produto.
• Produtos por fornecedor: mostra o relatório de produtos por fornecedor, com o preço de compra.
• Produtos duplicados: mostra todos os produtos que estão duplicados no controle de estoque.
• Personalizado de produtos: lista os produtos com os campos escolhidos.
• Produtos sem vendas: mostra os produtos que não foram vendidos em um período especificado.
• Sugestão de compra: cruza dados de giro com o estoque mínimo. Assim, indica automaticamente o que comprar e a quantidade exata, evitando cálculos manuais exaustivos.
  • Exemplo: O sistema gera uma lista automática do que precisa ser comprado.

Vantagens do controle de estoque

Atualmente, adotar soluções inovadoras para otimizar processos é essencial. Por esse motivo, implantar um sistema de controle de estoque torna-se uma prioridade para crescer. Assim, irá diminuir o risco de ser feita uma má gestão de estoque.

Mas iremos listar agora as principais vantagens que você adquire com um bom controle de estoque. São eles:

• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Precisão no planejamento de compras;
• Relacionamento com os clientes melhorados;
• Compreensão do clientes;
• Oportunidade de negócio.

Indicadores para o controle de estoque

Não adianta fazer um controle de estoque eficiente mas não entender alguns pontos que são importantes. Para isso existem os indicadores de controle de estoque, tal como:

• Giro de Estoque: indica a circulação dos produtos. Ele mostra quantas vezes o item saiu por venda e retornou ao armazém através de compras. Assim, ele mostra se houve equilíbrio entre as vendas e as compras desse produto.
• Taxa de Retorno: indica o número de devolução de produtos. O ideal é que ele sempre seja o mais próximo de zero possível.
• Tempo de Reposição: demonstra o tempo que um produto demora para chegar ao estoque novamente.

Perguntas frequentes sobre o controle de estoque