Há algum tempo tem-se dito que para gerenciar um empreendimento é necessário medir e acompanhar alguns indicadores. Dentre eles, a gestão de indicadores financeiros tem maior relevância, pois consegue determinar a saúde financeira de sua empresa.

Nesse aspecto, a tecnologia, notadamente a tecnologia da informação, tem uma importância preponderante para a captura e a apresentação dos dados empresariais.

Neste post trataremos da tecnologia como apoio à gestão de indicadores financeiros. Se você é empreendedor de um pequeno ou médio negócio, aqui é o seu local para entender um pouco mais sobre esse assunto. Confira!

Gerenciamento de um negócio

Independentemente do porte ou do segmento onde está inserido o seu negócio, não é possível gerenciá-lo se não houver como medir o desempenho de suas atividades operacionais. O resultado da execução de suas tarefas é mensurado por meio de indicadores financeiros.

Para tal, é necessário que se defina quais serão os indicadores que serão utilizados para o acompanhamento e como os dados serão obtidos. A partir da captura dos dados, cálculos podem ser feitos, gerando as informações no formato que foram estabelecidas.

Mapeamento do seu negócio

O primeiro passo é o mapeamento de seu negócio. É importante entendê-lo para determinar quais indicadores traduzem fielmente o desempenho de sua empresa e também dos colaboradores que o auxiliam.

Liste os objetivos de seu empreendimento e estabeleça as métricas que serão empregadas. A maioria das métricas utilizadas é comum para todos os ramos de atividade. Algumas, específicas, devem ser desenhadas de acordo com a característica de seu negócio.

O papel da tecnologia

Nos últimos anos, o avanço da tecnologia possibilitou às empresas uma modernização e uma automatização muito grande em todos os seus processos. Isso foi possível face aos seguintes acontecimentos:

• evolução dos equipamentos;
• redução de custos de equipamentos eletrônicos, produtos e serviços;
• desenvolvimento de novas ferramentas informatizadas;
• melhoria na comunicação de dados;
• incremento da mobilidade;
• inserção de uma nova geração produtiva no ambiente de trabalho;
• simplificação na operação dos sistemas de gestão.

Todos esses pontos impulsionaram um aumento na utilização da tecnologia da informação para o gerenciamento das empresas.

Soma-se a tudo isso uma crescente exigência dos órgãos fiscalizadores para o recebimento de informações magnéticas dos dados das empresas. Cada vez mais essas exigências são aumentadas e os prazos reduzidos, impondo aos gestores uma necessidade de informatizar cada vez mais suas atividades.

Portanto, a dependência da tecnologia cresce de maneira espantosa, propiciando facilidades e acelerando ações que antigamente demandavam tempo e pessoal demasiado.

Hoje em dia existem soluções de sistemas de gestão voltadas para as empresas de todos os portes e atividades. A forma de comercialização desses sistemas varia, podendo inclusive ser feita como prestação de serviço. Nesse caso, o pagamento é feito apenas após a utilização de determinada função no sistema. Isto evita a necessidade de aquisição do produto e o custo de sua operação pode ser registrado como despesa.

Os sistemas de gestão fornecem aos usuários as seguintes funcionalidades:

• controle financeiro;
• fluxo de caixa;
• administração de estoque;
• emissão de nota fiscal eletrônica;
• transferência de arquivos para os órgãos fiscalizadores;
• emissão de relatórios diversos, dentre outras.

Além dos sistemas de gestão, há, no mercado, softwares voltados para o acompanhamento da força de vendas e também para o acompanhamento e controle da produção. No primeiro, o sistema gerencia e administra o time de vendas. No caso do segundo, mais direcionado para a manufatura, o sistema faz a gestão da produção.

Gestão de indicadores financeiros

Assim sendo, a tecnologia trouxe aos gestores um grande volume de dados e informações que podem ser obtidos online e apresentados de vários formatos.

Smartphones e tablets, além de computadores pessoais e notebooks, facilitam a tomada de decisão uma vez que podem ser utilizados para a apresentação e a consulta dos indicadores.

Desde a entrada de seu colaborador na empresa, com o seu registro no relógio biométrico de ponto, até a informação do crédito de um pagamento ter sido feito na sua conta corrente, todos os evento podem ser registrados em sistemas informatizados.

Com os dados armazenados nas bases de dados, a confecção de telas de apresentação dos indicadores — dashboards — pode ser feita utilizando tabelas, gráficos, fotos e até vídeos.

Como exemplo listamos alguns indicadores financeiros que auxiliam na gestão de seu negócio e que podem ser obtidos facilmente a partir de sistemas de informação.

Faturamento bruto

Indica o total da receita que foi gerada pela sua atividade em determinado período de tempo. Normalmente o prazo padrão é de um mês.

Faturamento por produto ou serviço

Determina qual o total de vendas realizado por produto ou serviço de sua empresa.

Lucro líquido

É a diferença entre a receita total, ou faturamento bruto, e o custo total dos produtos e serviços. No custo total estão embutidas todas as despesas, taxas e impostos inerentes a sua atividade.

Lucratividade

A lucratividade é um percentual conseguido por meio da divisão do seu lucro líquido e o seu faturamento bruto.

Ticket médio

Refere-se ao valor médio de cada venda. Em comércio varejista isso é importante, pois pode sinalizar também o desempenho dos seus vendedores.

Tempo médio de execução de tarefas

O tempo médio é importante por sinalizar o tempo gasto para a realização de tarefas pré-determinadas. Isso também possibilita a avaliação dos colaboradores, indicando, assim, quais possuem melhor desempenho.

A tecnologia da informação veio para auxiliar e acelerar a administração das empresas. Os processos são mais bem monitorados e gerenciados. Retrabalhos são eliminados e os desperdícios são reduzidos. Os dados ficam muito mais confiáveis.

A coleta dos dados pode ser feita automaticamente e o relacionamento entre as empresas, entre as empresas e as instituições financeiras e entre as empresas e os órgãos fiscalizadores se torna mais fácil e seguro.

Controles podem ser estabelecidos com o objetivo de avaliar as rotinas operacionais e, eventualmente, possibilitar a implantação de melhoria no processo.

O fundamental de tudo isso é fornecer ao gestor ou ao tomador de decisão, informações rápidas e confiáveis, auxiliando em sua análise e na sua gestão.