A emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica) no Brasil foi criada para modernizar o processo de emissão deste documento. A mudança é grande, por isso a sua implantação no mercado acontece de forma lenta.
Mas vale informar que, até o início do ano de 2017, sua utilização será obrigatória em todo o território nacional.
O documento fiscal surgiu com a finalidade de facilitar o processo de fiscalização do governo e também diminuir eventuais erros nos procedimentos das empresas.
A princípio, a emissão da NF-e pode causar pequenos transtornos; por esta razão, preparamos um guia que vai ajudar você a começar a usar o novo sistema.
Confira abaixo o passo a passo da emissão de NF-e:
Tópicos
Requisitos para a emissão de NF-e
Para a emissão deste documento fiscal, é necessário cumprir com algumas exigências, além de utilizar determinadas ferramentas indispensáveis. São elas:
- Certificado digital A1 ou A3, sendo o mais indicado o A1, que pode ser comprado junto a uma entidade certificadora, ou partir da assinatura de um dos planos oferecidos pelo eGestor. Em qualquer um dos planos do sistema, o certificado digital modelo A-1 é fornecido de uma forma inclusa;
- Computador;
- Software para emitir NF-e, que poderá ser acessado na “nuvem” por meio da internet ou que esteja instalado em seu computador;
- Acesso à Internet.
Você deverá solicitar o certificado digital pela internet, pelo site da Receita Federal, a um dos órgãos autorizados ao oferecimento deste serviço.
É necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora Habilitada, fornecer os dados exigidos e fazer o pagamento de uma pequena taxa. E então, o empreendedor poderá começar a emitir as suas notas fiscais eletrônicas.
Preenchimento da NF-e
Preencher os campos da nota fiscal eletrônica é algo que exige extrema atenção, devido à exigência de que todas as informações estejam corretas.
Algumas delas são obrigatórias e devem constar no documento, enquanto outras são apenas dados complementares que fazem parte das observações. Alguns locais são preenchidos automaticamente:
- Número da NF-e
- Data da emissão
- Horário da emissão
Em contrapartida, os dados que devem ser preenchidos manualmente são:
- Dados do emitente
- Dados do destinatário
- Descrição dos produtos ou serviços
- Valor
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)
- Código Especificador de Substituição Tributária (CEST)
- ICMS / Código de Situação Tributária (CST)
- Origem
- Natureza da operação
- Forma de pagamento
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)
- Base de cálculo do ICMS
- Valor do ICMS e do ICMS-ST
- Valor total dos produtos ou serviços
- Valor do frete, quando houver
- Valor de possíveis seguros, quando houver
- Valor do desconto, quando houver
- Valor total da NF-e
Emissão da NF-e
Assim que todos os campos estiverem devidamente preenchidos, confira cada um deles e envie à Receita Federal. O documento emitido vai gerar uma chave de 44 dígitos, a qual servirá para comprovar a validade da NF-e junto à RF. Então, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) poderá ser impresso e a mercadoria finalmente enviada ao destinatário.
Carta de Correção
Caso ocorra algum erro na digitação da nota fiscal eletrônica, é possível fazer uma carta de correção eletrônica (CC-e). Este documento será anexado à NF-e na hora de enviar a mercadoria para o cliente.
Veja abaixo o que pode ser corrigido por meio da CC-e:
- CFOP – Natureza de operação, desde que não mude os impostos
- Dados do transportador
- Peso e volume
- Endereço do destinatário
- Razão social do destinatário
- Códigos fiscais, desde que não mude valores
Quantidade de cartas de correção eletrônicas para uma NF-e
Para cada nota fiscal eletrônica, podem ser emitidas até 20 cartas de correção eletrônica. Todas as informações das cartas de correções anteriores devem obrigatoriamente constar na última CC-e. O documento pode ser gerado no prazo máximo de 30 dias após a emissão da NF-e.
Cancelamento de NF-e
Muitos empresários ficam com dúvidas em relação ao cancelamento das notas fiscais eletrônicas, mas o procedimento é muito fácil e rápido de ser realizado.
Bastam apenas alguns cuidados para que tudo dê certo. O mais importante é cuidar do prazo limite de 24 horas após a emissão da nota fiscal para o seu cancelamento.
Veja a seguir o quanto é simples cancelar uma nota fiscal eletrônica:
- Encontre a opção “cancelar NF-e” que está dentro do software e siga as instruções do seu programa;
- O sistema enviará um arquivo para a Receita Federal;
- Aguarde o aviso da Receita confirmando o cancelamento;
- Para garantir, faça uma consulta no site da Fazenda.
Seguindo as orientações citadas acima, a nota fiscal eletrônica será cancelada e um novo documento com dados corretos poderá ser emitido.
Tipos de NF-e
Existem três tipos de nota fiscal eletrônica e cada um serve para substituir determinado documento. São eles:
- A NF-e que substitui os antigos modelos 1 e 1A;
- A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), criada para substituir a Declaração de Serviço;
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), substitui documentos de transporte de carga.
Benefícios NF-e
As vantagens de emitir NF-e são muitas, tanto para as empresas quanto para o governo, veja as principais:
- Ampliação de controle fiscal;
- Redução de custos com impressão de documentos;
- Facilidade de fiscalização.
Controle de Estoque
Controlar o estoque de uma empresa é uma tarefa complicada, mas, mediante um software de gestão, torna-se uma tarefa interessante.
Por meio de um programa, a baixa no estoque ocorre de forma automática toda vez que um item é incluído em nota fiscal eletrônica. Isso facilita muito a vida dos empreendedores.
Controle Financeiro por meio da NF-e
O controle financeiro de uma empresa também é facilitado com o uso da NF-e, pois elas trazem registrados todos os dados essenciais referentes a custos e despesas do empreendimento.
Além disso, elas podem ser arquivadas para posterior conferência e permanecer atreladas aos documentos fiscais.
Fim do emissor gratuito Sefaz
A Secretaria da Fazenda do Estado já informou que, a partir de janeiro de 2017, o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas via emissor gratuito do Sefaz será descontinuado. O download do sistema e atualizações não estarão mais disponíveis para os contribuintes.
A alternativa para continuar emitindo as NF-e normalmente é adquirir um ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos da Empresa), afinal, o custo é inexpressivo diante das vantagens que o sistema proporciona.
Escolha do novo software de emissão
A escolha do software deve ser feita com muita cautela. É necessário avaliar todos os benefícios que ele trará à sua empresa, pois no mesmo sistema é possível fazer a emissão das notas fiscais e toda a gestão do estabelecimento.
A emissão de NF-e é um passo muito importante para o desenvolvimento e manutenção do seu negócio no mercado, por isso, vale a pena se atualizar.
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